Articolul 89
(1) Structura secretariat coordonează și îndrumă circuitul corespondenței în penitenciar.
(2) Corespondența intrată sau întocmită în penitenciar se înregistrează în aplicația de evidență a documentelor de către lucrătorii Compartimentului secretariat din plaja de numere rezervată anual pentru toate categoriile de documente (corespondență obișnuită, petiții, solicitări de personal, decizii director unitate etc.).
(3) Prin aplicația de evidență a documentelor se înțelege aplicația informatică ce gestionează datele care evidențiază întreg traseul documentelor de la intrarea în instituție până la expediere și care permite operațiuni de căutare, statistici/ rapoarte periodice, operare concomitentă a datelor și înregistrare simultană a documentelor de către mai mulți operatori.
(4) În cazul unor disfuncționalități (lipsa alimentării cu energie electrică, probleme tehnice la rețeaua intranet, disfuncțiuni ale echipamentelor informatice etc.), înregistrarea documentelor se realizează pe suport hârtie în registrul de rezervă, urmând ca, după remedierea defecțiunilor, operațiunile să fie înregistrate în aplicația informatică.
(5) La terminarea orelor de program, personalul Compartimentului secretariat predă Compartimentului dispecerat Registrul de evidență a numerelor de înregistrare în care sunt consemnate numerele alocate pentru înregistrarea documentelor, pe fiecare categorie de document în parte.
(6) Este interzisă înregistrarea documentelor la solicitare telefonică, fără vizualizarea acestora de către lucrătorii Compartimentului secretariat.
(7) Corespondența care intră pe circuitul de soluționare își va păstra numărul de înregistrare alocat primului document inițiat/primit până la definitivarea soluționării și clasării acesteia.
(8) Documentele cu caracter intern se emit în două exemplare, unul se păstrează la structura emitentă, iar celălalt la structura căreia i se adresează.
(9) Lucrările de bază, împreună cu documentația realizată, se păstrează la structura care le-a întocmit.
(10) În situația în care o lucrare, conform rezoluției conducerii unității penitenciare, este de competența mai multor compartimente, se va elabora un răspuns de către primul compartiment menționat în rezoluție, prin consultarea celorlalte compartimente menționate. Răspunsul este asumat de către toți șefii compartimentelor implicate.
(11) În cazul în care șefii de compartimente nu ajung la un acord în legătură cu soluționarea lucrării, fiecare își va susține punctul de vedere, cu notă motivată, prezentând întregul material directorului unității penitenciare.