Capitolul XI — Compartimentul secretariat, comunicare și relații internaționale

a) organizează și îndeplinește activități de secretariat – înregistrează, ține evidența și arhivează documentele intrate-ieșite din Institut, asigură corespondența oficială a managerului și administrează adresa oficială de e-mail a Institutului;

b) asigură colectarea și organizarea documentelor pentru activitățile managerului, la termenele și în condițiile stabilite de manager;

c) asigură repartizarea documentelor, deciziilor, notelor interne, potrivit solicitărilor managerului, cu respectarea circuitului documentelor în Institut, dacă este cazul;

d) asigură convocarea participanților la ședințele programate de manager;

e) organizează agenda și programul audiențelor managerului;

f) întocmește orice document care ține de activitatea de secretariat;

g) primește, înregistrează și distribuie toate formele de corespondență către structurile funcționale ale Institutului, conform circuitului documentelor în Institut, dacă este cazul;

h) răspunde de păstrarea și utilizarea în condiții de siguranță a ștampilelor Institutului;

i) primește și expediază răspunsurile corespondenței transmise de structurile funcționale ale Institutului către terți.

a) elaborează și actualizează strategia de comunicare internă și externă a Institutului și supune spre avizare anual conducerii instituției proiectul acesteia;

b) asigură desfășurarea campaniilor publice de comunicare, potrivit legii;

c) actualizează conținutul site-urilor Institutului și se îngrijește de modernizarea structurii și funcțiunilor acestora;

d) asigură elaborarea răspunsurilor la solicitări, întrebări și puncte de vedere solicitate de mass-media și/sau societatea civilă și menține evidența acestora;

e) asigură, periodic sau ori de câte ori este necesar, difuzarea de comunicate, informări de presă, organizarea de conferințe de presă, interviuri sau briefing-uri;

f) informează în timp util și asigură accesul ziariștilor la activitățile și acțiunile de interes public organizate de Institut;

g) primește, înregistrează petițiile adresate Institutului și le prezintă managerului pentru a dispune repartizarea spre competenta soluționare, conform atribuțiilor secției/atelierului/oficiului/compartimentului, ține evidența acestora și monitorizează termenele de rezolvare;

h) urmărește soluționarea și redactarea în termen a răspunsului, expediază răspunsul către petiționar și se îngrijește de clasarea și arhivarea acestuia;

i) întocmește, conform prevederilor legale, Raportul anual de evaluare a implementării Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare, pe care îl înaintează Ministerului Culturii și Identității Naționale, în timp util, în vederea publicării în Monitorul Oficial al României;

j) asigură atragerea de voluntari și organizarea activității de voluntariat la nivelul Institutului;

k) întocmește anual un raport privind accesul la informațiile de interes public, conform modelului prezentat în anexa nr. 3 la Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare, pe care îl transmite Ministerului Culturii și Identității Naționale, până la sfârșitul lunii februarie;

l) colaborează cu toate structurile funcționale ale Institutului.

a) în colaborare cu structurile funcționale ale Institutului, elaborează și implementează strategia, politica și planul anual de activitate privind relațiile internaționale ale Institutului, pe care le supune spre dezbatere Consiliului științific, Consiliului de administrație și spre aprobare managerului;

b) propune spre dezbatere Consiliului științific, Consiliului de administrație și spre aprobare managerului inițiative de cooperare internațională, în vederea îmbunătățirii performanțelor instituției;

c) primește de la structurile Institutului inițiative de cooperare internațională, în vederea îmbunătățirii performanțelor instituției, pe care le înaintează spre dezbatere Consiliului științific, Consiliului de administrație și spre aprobare managerului;

d) redactează corespondența internațională a Institutului, asigurând legătura și informarea părților implicate în acordurile de cooperare;

e) asigură arhivarea documentelor referitoare la parteneriatele și acordurile de cooperare internațională a Institutului;

f) identifică și informează asupra oportunităților de participare a specialiștilor din Institut la diverse manifestări internaționale, profesionale și culturale, în concordanță cu planul de dezvoltare a Institutului;

g) organizează acțiunile de cooperare cu administrațiile publice locale din străinătate, cu organismele și instituțiile externe de interes pentru patrimonial cultural, instituții omoloage și parteneri interinstituționali aprobate de manager;

h) întreprinde acțiunile organizatorice necesare pentru asigurarea prezenței Institutului la întâlnirile bilaterale și reuniunile internaționale, expoziții, târguri, saloane internaționale, simpozioane internaționale, precum și la desfășurarea acțiunilor de protocol extern, tratative, negocieri ale conducerii Institutului;

i) în exercitarea activităților menționate colaborează cu direcțiile similare din Ministerul Culturii și Identității Naționale, Ministerul Afacerilor Externe, Ministerul Fondurilor Europene, cu serviciile de protocol ale Guvernului, ministerelor și ale Parlamentului.