(1) Corespunzător naturii și dimensiunii activității desfășurate, entitățile raportoare au obligația de a desemna una sau mai multe persoane care au responsabilități în aplicarea prezentei legi, cu precizarea naturii și limitelor responsabilităților încredințate, cu aprobarea conducerii entității. Documentele întocmite în acest sens se păstrează la sediul entității raportoare.
(2) Instituțiile de credit și instituțiile financiare au obligația de a desemna un ofițer de conformitate la nivelul conducerii, care coordonează implementarea politicilor și procedurilor interne pentru aplicarea prezentei legi. În cazul rețelelor cooperatiste, în semnificația prevăzută în Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 99/2006, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 227/2007, cu modificările și completările ulterioare, ofițerul de conformitate poate fi desemnat la nivelul casei centrale pentru coordonarea implementării politicilor și procedurilor la nivelul întregii rețele.
(3) Persoanele desemnate conform prevederilor alin. (1) și (2) au acces direct și în timp util la datele și informațiile relevante, deținute de entitățile raportoare, necesare îndeplinirii obligațiilor prevăzute de prezenta lege.
(4) Dispozițiile alin. (1) nu se aplică persoanelor fizice și persoanelor fizice autorizate ce au calitatea de entitate raportoare.
(5) Având în vedere natura responsabilităților încredințate persoanelor prevăzute la alin. (1) și (2), autoritățile prevăzute la art. 26 alin. (1) și entitățile raportoare au obligația de a crea mecanisme de protejare a acestora, inclusiv prin acordarea dreptului de a se adresa în nume propriu pentru a semnala autorităților statului încălcări de orice natură ale prezentei legi în cadrul entității raportoare, caz în care identitatea acestor persoane va fi protejată corespunzător.
(6) Mecanismele prevăzute la alin. (5) includ, după caz, cel puțin:
a) proceduri specifice pentru primirea rapoartelor privind încălcările de orice natură ale prezentei legi și luarea de măsuri ulterioare;
b) o protecție corespunzătoare a angajaților sau a persoanelor aflate într-o poziție similară în cadrul entităților raportoare, care raportează încălcări de orice natură ale prezentei legi, comise în cadrul acestora;
c) protecția adecvată a persoanelor prevăzute la alin. (1) și (2);
d) protecția datelor cu caracter personal ale persoanei care raportează încălcarea de orice natură a prezentei legi, precum și ale persoanei fizice suspectate că este responsabilă de încălcare, în conformitate cu principiile stabilite în Regulamentul (UE) 2016/679;
e) norme clare care să asigure faptul că este garantată confidențialitatea în toate cazurile în ceea ce privește identitatea persoanei care raportează încălcările de orice natură ale prezentei legi, comise în cadrul entității raportoare, cu excepția cazului în care divulgarea este impusă de alte prevederi legale.
(1) Corespunzător naturii și volumului activității desfășurate și având în vedere reglementările, cerințele prudențiale și instrucțiunile sectoriale emise de autoritățile competente în aplicarea prevederilor art. 1 alin. (4), entitățile raportoare stabilesc politici și norme interne, mecanisme de control intern și proceduri de administrare a riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului, care includ cel puțin următoarele elemente:
a) măsuri aplicabile în materie de cunoaștere a clientelei;
b) măsuri aplicabile în materie de raportare, păstrare a evidențelor și a tuturor documentelor conform cerințelor din prezenta lege și de furnizare promptă a datelor la solicitarea autorităților competente;
c) măsuri aplicabile în materie de control intern, evaluare și gestionare a riscurilor, managementul de conformitate și comunicare;
d) măsuri aplicabile în materie de protecție a personalului propriu implicat în procesul de aplicare a acestor politici, împotriva oricăror amenințări ori acțiuni ostile sau discriminatorii;
e) instruirea și evaluarea periodică a angajaților.
f) termenul în care elementele comune ale operațiunilor care au o legătură între ele prezintă relevanță, precum și orice alte scenarii ce ar putea da naștere unor tranzacții legate între ele.
(2) În funcție de dimensiunea și natura activității, entitățile raportoare au obligația de a asigura o funcție de audit independent în scopul testării politicilor, normelor interne, mecanismelor și procedurilor prevăzute la alin. (1).
(3) Entitățile raportoare aprobă și monitorizează politicile, normele interne, mecanismele și procedurile prevăzute la alin. (1), la nivelul conducerii de rang superior.
(4) Entitățile raportoare au obligația de a asigura periodic instruirea corespunzătoare a angajaților cu privire la dispozițiile prezentei legi, precum și cu privire la cerințele relevante privind protecția datelor cu caracter personal și de a realiza procesul de verificare la angajare pentru persoanele cu responsabilități în aplicarea legislației în domeniul prevenirii și combaterii spălării banilor și finanțării terorismului, conform reglementărilor sau instrucțiunilor sectoriale emise de autoritățile competente în aplicarea prevederilor art. 1 alin. (4), precum și de organismele de autoreglementare. Documentele întocmite în acest scop se pun la dispoziția autorităților cu atribuții de control și a organismelor de autoreglementare, la cererea acestora.
(la 26-05-2025, Alineatul (4) , Articolul 24 , Capitolul V a fost modificat de Punctul 19. , Articolul I din LEGEA nr. 86 din 22 mai 2025, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 483 din 23 mai 2025 )
(5) În funcție de riscurile la care sunt expuse, dimensiunea și natura activității, entitățile raportoare includ, în procesul de instruire a angajaților, participarea la programe speciale de formare permanentă având ca scop recunoașterea de către angajați a operațiunilor care pot avea legătură cu spălarea banilor sau cu finanțarea terorismului.
(6) În cazul instituțiilor de credit și al instituțiilor financiare sunt obligatorii stabilirea unor standarde adecvate în procesul de recrutare a personalului cu responsabilități în aplicarea prezentei legi și participarea acestuia la programe de instruire ori de câte ori este nevoie, însă nu mai târziu de un interval de 2 ani, cu respectarea reglementărilor sau instrucțiunilor sectoriale.
(7) Entitățile raportoare care fac parte dintr-un grup au obligația să pună în aplicare politici, proceduri și instruiri la nivel de grup, inclusiv politici de protecție a datelor și politici și proceduri privind schimbul de informații în cadrul grupului în scopul combaterii spălării banilor și a finanțării terorismului, pe care le aplică și la nivelul sucursalelor, agenților, distribuitorilor și al filialelor deținute în proporție majoritară din statele membre și din țările terțe.
(8) Autoritățile de supraveghere române informează autoritățile similare din celelalte state membre, precum și Autoritatea Bancară Europeană cu privire la cazurile în care dreptul țării terțe nu permite punerea în aplicare a politicilor și procedurilor cerute de prevederile alin. (7), sens în care pot fi întreprinse acțiuni coordonate în vederea identificării unei soluții. Pentru identificarea țărilor terțe care nu permit punerea în aplicare a politicilor și procedurilor cerute de alin. (7), autoritățile de supraveghere naționale țin seama de eventualele constrângeri juridice care ar putea împiedica buna funcționare a acestor politici și proceduri, inclusiv dispozițiile de confidențialitate, de protecția datelor, precum și alte constrângeri ce limitează schimbul de informații care pot fi relevante în acest scop.
(la 01-01-2022, Alineatul (8) din Articolul 24 , Capitolul V a fost modificat de Punctul 6, Articolul I din LEGEA nr. 315 din 28 decembrie 2021, publicată în MONITORUL OFICIAL nr. 1240 din 29 decembrie 2021 )
(9) În cazul în care dreptul țării terțe nu permite punerea în aplicare a politicilor și procedurilor prevăzute la alin. (1), entitățile raportoare se asigură că sucursalele, agenții, distribuitorii și filialele deținute în proporție majoritară din țara terță respectivă aplică măsuri suplimentare pentru a face față în mod eficace riscului de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului și informează autoritățile competente din statul membru de origine. Dacă măsurile suplimentare nu sunt suficiente, autoritățile competente prevăzute la art. 26 aplică măsuri suplimentare de supraveghere, inclusiv măsuri prin care impun grupului să nu stabilească relații de afaceri sau să înceteze relațiile de afaceri respective, să nu efectueze tranzacții și, dacă este necesar, să își închidă operațiunile în țara terță.
(10) În cazul în care o persoană fizică ce se încadrează în oricare dintre categoriile enumerate la art. 5 alin. (1) lit. d)-i) desfășoară activități profesionale ca angajat al unei persoane juridice, obligațiile prevăzute în prezentul capitol se aplică persoanei juridice respective, și nu persoanei fizice.