Titlul VII — Înregistrarea și circuitul documentelor

(1) Structura secretariat coordonează și îndrumă circuitul corespondenței în penitenciar.

(2) Toate lucrările au număr unic de înregistrare, care se respectă indiferent de circuitul documentelor în cadrul unității.

(1) Corespondența se înregistrează prin aplicația de evidență a documentelor de către lucrătorii structurii secretariat.

(2) Câte un exemplar al notelor și al celorlalte acte cu caracter intern se păstrează atât la structura emitentă, cât și la cea căreia i se adresează.

a) note de informare;

b) note de fundamentare;

c) adrese către petiționari sau instituții;

d) rapoarte;

e) referate de necesitate;

f) răspunsuri la petiții și memorii;

g) petiții/cereri ale personalului;

h) note interne;

i) adrese circulare;

j) decizii ale directorului unității, ale directorului general și ordine ale ministrului justiției.

a) corespondența înregistrată la structura secretariat se repartizează celorlalte structuri din cadrul penitenciarului, potrivit competenței/domeniului de activitate a/al acestora sau rezoluției directorului unității, prin aplicația de evidență a documentelor;

b) în cazul în care o lucrare nu intră în competența de rezolvare a structurii căreia i-a fost repartizată, aceasta o va returna structurii secretariat, indicând structura pe care o consideră competentă, astfel încât lucrarea să fie redirecționată, totodată operându-se modificarea respectivă în aplicația de evidență a documentelor;

c) dacă lucrarea este de competența mai multor structuri, se va transmite câte un exemplar fiecărei structuri.

(1) Lucrările se soluționează în termenul prevăzut prin rezoluție sau în termenul prevăzut în cuprinsul acestora, iar în cazul în care nu sunt prevăzute termene, lucrarea se soluționează în termen legal.

(2) Dacă pentru soluționarea unei lucrări este necesară colaborarea mai multor structuri, termenul de rezolvare va respecta prevederile legale în vigoare, centralizarea propunerilor fiind realizată de structura evidențiată prima în rezoluția directorului unității.

(3) Directorul unității poate prelungi termenul de rezolvare a unei lucrări, la cerere și motivat.