Caută.ro
RO | EN

Capitolul II — Exercitarea atribuțiilor de stare civilă

Pe această pagină

Articolul 3

(1) Atribuțiile de stare civilă se îndeplinesc de ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., de ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. din unitățile administrativ-teritoriale unde acestea sunt constituite, precum și din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., de primari și de șefii misiunilor diplomatice și ai oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate.

(2) Atribuțiile de stare civilă se îndeplinesc și de ofițerii de stare civilă cu atribuții restrânse, respectiv de către personalul din cadrul D.G.E.P., comandanții de nave și aeronave aflate în afara teritoriului național și de către ofițerii de stare civilă desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne, în caz de mobilizare, război ori participare a forțelor armate la misiuni în afara teritoriului statului român.

(3) Primarii pot delega sau retrage, după caz, exercitarea atribuțiilor de ofițer de stare civilă viceprimarului, secretarului general al unității administrativ-teritoriale sau altor funcționari publici din aparatul de specialitate, în cazul în care nu funcționează S.P.C.L.E.P.

(4) Atribuțiile de stare civilă nu pot fi delegate administratorului public.

(5) Șefii misiunilor diplomatice și ai oficiilor consulare de carieră ale României pot delega sau retrage, după caz, exercitarea atribuțiilor de ofițer de stare civilă diplomatului care îndeplinește funcții consulare sau unuia dintre funcționarii consulari ori, prin excepție, personalului angajat al M.A.E. trimis în misiune permanentă sau temporară pe funcții de execuție specifice M.A.E., care prestează activitate consulară, în situațiile în care diplomatul care îndeplinește funcții consulare sau funcționarul consular se află în imposibilitatea legală de a întocmi actul de stare civilă sau în situațiile în care volumul activității consulare impune o astfel de măsură.

Articolul 4

(1) Competența ofițerului de stare civilă este materială și teritorială.

(2) Ofițerul de stare civilă întocmește acte de stare civilă numai în limita:

a) unității administrativ-teritoriale, determinată prin lege;

b) teritoriilor statelor în care misiunile diplomatice și oficiile consulare de carieră ale României sunt acreditate să exercite funcții consulare;

c) navei sub pavilionul României ori a aeronavei înmatriculate în România aflate în afara apelor teritoriale române și, respectiv, a spațiului aerian al României, în cazul comandanților de nave și aeronave;

d) bazelor militare, în cazul ofițerilor de stare civilă desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne.

Articolul 5

(1) Ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum și cei din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. sunt obligați să înregistreze, în condițiile prevăzute de lege, actele și faptele de stare civilă și să constate divorțul prin acordul soților pe cale administrativă, în cazul cetățenilor români și al apatrizilor, și să înregistreze, la cerere, actele și faptele de stare civilă ale cetățenilor străini, ale cetățenilor statelor membre ale Uniunii Europene, Spațiului Economic European și ai Confederației Elvețiene care au domiciliul sau se află temporar pe teritoriul României, în aceleași condiții ca și pentru cetățenii români.

(2) Înscrierea mențiunilor pe actele de stare civilă se face din oficiu sau la cererea persoanei interesate, în condițiile prevăzute de prezentele norme metodologice.

Articolul 6

(1) Comandanții de nave sub pavilionul României și de aeronave înmatriculate în România înregistrează în jurnalul de bord și, respectiv, în carnetul de drum nașterile și decesele ce se produc la bordul acestor mijloace de transport aflate în afara teritoriului României.

(2) La bordul navei sub pavilionul României aflate în afara apelor teritoriale române, căsătoria se poate încheia numai între cetățeni români, conform legislației române, pe baza declarației viitorilor soți, a actului de identitate sau a pașaportului, după caz, eliberate de autoritățile competente ale statului român, a certificatului de naștere, a certificatului medical prenupțial întocmit de medicul navei sau de un alt medic, precum și a celorlalte documente prevăzute de prezentele norme metodologice.

(3) În caz de mobilizare, război ori participare a forțelor armate la misiuni în afara teritoriului statului român, actele și faptele de stare civilă ale militarilor, personalului civil, precum și ale altor categorii de personal din unitățile forțelor armate se înregistrează de ofițerii anume desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne.

(4) Înregistrările trebuie să cuprindă toate datele necesare întocmirii actelor de stare civilă, conform legislației române.

Articolul 7

Misiunile diplomatice și oficiile consulare de carieră ale României în străinătate înregistrează actele și faptele de stare civilă privind cetățenii români produse în străinătate și eliberează documente de stare civilă, în condițiile prevăzute de prezentele norme metodologice.

Articolul 8

(1) M.A.I., prin D.G.E.P., coordonează și controlează metodologic, în condițiile legii, activitatea de stare civilă desfășurată de ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., D.G.E.P.M.B., S.P.C.L.E.P. și din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., precum și de ofițerii de stare civilă desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale ori, după caz, al ministrului afacerilor interne.

(2) M.A.I., prin D.G.E.P., cooperează cu M.A.E. - DCons în vederea îndrumării metodologice a activității de stare civilă desfășurate la nivelul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate.

Articolul 9

(1) D.G.E.P. emite, conform competențelor, instrucțiuni, ghiduri, manuale și îndrumări metodologice pentru aplicarea unitară a legislației în materie de stare civilă.

(2) D.G.E.P. încheie protocoale cu autorități și instituții publice și entități private privind actualizarea și valorificarea datelor din S.I.I.E.A.S.C., în care se stabilesc, printre altele, temeiul legal al prelucrării, modalitatea de cooperare, măsurile necesare pentru asigurarea securității prelucrărilor și măsurile necesar a fi instituite pentru asigurarea confidențialității prelucrărilor.

(3) D.G.E.P. stabilește și verifică îndeplinirea condițiilor tehnice la nivelul structurilor de stare civilă din cadrul unităților administrativ-teritoriale, elaborează procedura de instruire a ofițerilor de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., D.G.E.P.M.B, S.P.C.L.E.P. și din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. cu privire la condițiile pe care aceștia trebuie să le îndeplinească pentru actualizarea, interogarea și valorificarea datelor și documentelor gestionate de S.I.I.E.A.S.C.

(4) D.G.E.P. eliberează certificate de stare civilă și extrase multilingve ale actelor de stare civilă în condițiile prevăzute la art. 10 alin. (6) și (7) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

(5) Potrivit obligațiilor rezultate din tratatele, acordurile sau convențiile la care România este parte ori în conformitate cu principiul reciprocității, în baza actelor de stare civilă înregistrate de ofițerii de stare civilă, Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul D.G.E.P. întocmește și transmite lunar misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale țărilor respective, acreditate în România, din oficiu, extrase de pe actele de căsătorie și de deces sau, după caz, extrase multilingve ale actelor de căsătorie și de deces privind cetățenii acestor state, în vederea înscrierii modificărilor intervenite în statutul civil al acestora.

(6) În vederea valorificării drepturilor și intereselor cetățenilor români în străinătate, din oficiu sau la cererea organismelor/ instituțiilor din străinătate adresată misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare acreditate în România ori misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate, D.G.E.P. transmite extrase pentru uz extern ale actelor de stare civilă ale cetățenilor români, prin M.A.E. - DCons.

(7) Extrasele prevăzute la alin. (6) se completează potrivit modelului prevăzut în anexele nr. 13-15, se semnează de șeful Serviciului Central de Stare Civilă și se transmit misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate, cu adresă, prin M.A.E. - DCons, ori misiunilor diplomatice și oficiilor consulare străine acreditate în România, cu notă verbală; pe extrasele în format fizic se aplică timbrul sec cu inscripția: „ROMÂNIA - SERVICIUL CENTRAL DE STARE CIVILĂ“, iar pe cele în format electronic sigiliul S.I.I.E.A.S.C.; în cazul emiterii în format electronic a extraselor, acestea se semnează electronic de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. și se generează un cod de verificare care le confirmă autenticitatea.

(8) D.G.E.P. înscrie în S.I.I.E.A.S.C. mențiunile privind acordarea, redobândirea, retragerea sau renunțarea la cetățenia română.

(9) D.G.E.P. asigură hârtia specială, standardizată, format A4, respectiv cu lungimea de 297 mm, lățimea de 210 mm și greutatea de minimum 95 gr, pentru tipărirea registrelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț; extrasele pentru uz extern se tipăresc de către D.G.E.P. pe hârtie standardizată, format A4.

(10) Certificatele de stare civilă și extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, precum și certificatele de divorț sunt confecționate din hârtie specială, având în filigran stema României; elementele de siguranță se stabilesc prin ordin al ministrului afacerilor interne, la propunerea D.G.E.P.

(11) În situațiile prevăzute la art. 2 alin. (5) și art. 7 alin. (7) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, D.G.E.P. asigură, contra cost, registrele și certificatele de stare civilă necesare înregistrării actelor de stare civilă și eliberării certificatelor de stare civilă corespunzătoare, în baza actelor de stare civilă întocmite.

(12) Hârtia specială necesară tipăririi certificatelor de stare civilă și extraselor multilingve ale actelor de stare civilă se realizează cu o tentă de culoare albastră - pentru cele de naștere, roz - pentru cele de căsătorie, cenușie - pentru cele de deces, iar pentru certificatele de divorț tenta de culoare este verde; materialele folosite la imprimarea culorii de fond a acestor documente trebuie să asigure rezistența la uzură fizică.

(13) Fiecare certificat de stare civilă, extras multilingv al actelor de stare civilă și certificat de divorț conține un șir unic format din 3 litere și 7 cifre, tipărit pe hârtia specială în partea stângă jos a filei.

(14) Hârtia specială pe care se tipăresc actele de stare civilă exemplarul I, certificatele de stare civilă, extrasele multilingve ale actelor de stare civilă și certificatele de divorț se distribuie, contra cost, S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., M.A.E. - DCons și Ministerului Apărării Naționale.

Articolul 10

Prefecții verifică, în condițiile legii, legalitatea actelor emise de autoritățile executive ale administrației publice locale în legătură cu realizarea atribuțiilor de stare civilă privind actele și faptele de stare civilă.

Articolul 11

(1) Președintele consiliului județean și primarul general al municipiului București, prin structura de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., organizează îndrumarea și controlul metodologic al activității de stare civilă realizate de ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum și de ofițerii de stare civilă din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele atribuții:

a) organizează instruirile de pregătire profesională a ofițerilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum și a ofițerilor de stare civilă din cadrul primăriilor de pe raza județelor/municipiului București, anual ori atunci când se impune, și întocmesc procesul-verbal în care se consemnează aspectele dezbătute la instruiri;

b) întocmesc, la sfârșitul fiecărui an calendaristic, graficul privind controlul activității de stare civilă desfășurate de ofițerii de stare civilă, precum și programul de instruire al acestora în anul următor; S.I.I.E.A.S.C. se actualizează cu informațiile privind perioada și modul de organizare a acestora;

c) analizează trimestrial/semestrial activitățile desfășurate de personalul cu atribuții de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum și de ofițerii de stare civilă din cadrul primăriilor;

d) participă la întocmirea materialelor de analiză, a testelor și aplicațiilor practice;

e) țin evidența și arhivează registrele de stare civilă - exemplarul II, depuse de către S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de primăriile competente care au în păstrare exemplarul I, și care au fost întocmite până la operaționalizarea S.I.I.E.A.S.C.;

f) stabilesc necesarul de hârtie specială pentru actele de stare civilă, certificatele de stare civilă și extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, precum și pentru certificatele de divorț pentru anul următor, pe care îl comunică, anual, D.G.E.P.;

g) asigură necesarul de hârtie specială pentru tipărirea actelor și certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum și a certificatelor de divorț și distribuirea acestora S.P.C.L.E.P. și primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. din județ, contra cost; în caz de forță majoră, care face imposibilă completarea în sistem informatic, se asigură necesarul actelor și certificatelor de stare civilă, în aceleași condiții;

h) desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., caz în care primarul unității administrativ-teritoriale sau conducerea executivă a S.P.C.L.E.P. transmite solicitarea cu cel puțin 10 zile înaintea demarării organizării concursului;

i) asigură spațiile și amenajările corespunzătoare pentru conservarea și păstrarea în condiții optime și de securitate a echipamentelor informatice, a documentelor și imprimatelor de stare civilă pe care le au în păstrare;

j) asigură prezența unui reprezentant la predarea-preluarea, pe bază de proces-verbal, a gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcție a personalului cu atribuții de stare civilă sau când, din diferite motive, acesta trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile, caz în care primarul unității administrativ-teritoriale sau conducerea executivă a S.P.C.L.E.P. transmite solicitarea cu cel puțin 10 zile înaintea desfășurării acestei activități; în cazul în care activitatea de predare-primire a gestiunii de stare civilă se impune ca urmare a decesului titularului postului, solicitarea se transmite de îndată;

k) primesc de la D.G.E.P. și distribuie S.P.C.L.E.P. și primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. listele cu C.N.P. precalculate în situațiile prevăzute la art. 2 alin. (5) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

l) asigură instruirea persoanelor care actualizează S.I.I.E.A.S.C. și efectuează testarea personalului nou-încadrat în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. pentru actualizarea S.I.I.E.A.S.C.

(2) Structura de stare civilă prevăzută la alin. (1) realizează cel puțin o dată pe an, în baza graficului întocmit, sau dacă se constată că este necesar controlul asupra tuturor înregistrărilor și activităților de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele activități:

a) verifică modul de eliberare a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a formularelor standard multilingve, a certificatelor de divorț, a extraselor pentru uz oficial, precum și de înscriere a mențiunilor în actele de stare civilă prevăzute de prezentele norme metodologice;

b) verifică modul de gestiune a hârtiei speciale necesare tipăririi actelor și certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț;

c) verifică modul de atribuire și înscriere a C.N.P.;

d) verifică realizarea sarcinilor din procesele-verbale de control anterioare, controlează modul de întocmire a actelor de stare civilă începând de la ultimul act verificat la controlul anterior și confruntă documentele primare cu exemplarul II al actelor de stare civilă, precum și dosarele privind constatarea desfacerii căsătoriei prin acordul soților și verifică modul de constituire a exemplarului I al actelor de stare civilă;

e) verifică modul de evidențiere a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț anulate la completare sau retrase, în procesul-verbal întocmit cu ocazia distrugerii acestora, potrivit art. 12 lit. q);

f) sesizează inspectoratul județean de poliție, respectiv Direcția Generală de Poliție a Municipiului București, precum și D.G.E.P. cu privire la hârtia specială utilizată pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț, pierdută ori furată, și efectuează verificarea, de fond, a gestiunii în cazul dispariției în alb a acesteia de la S.P.C.L.E.P. sau primăriile unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., în vederea dării în urmărire;

g) procedează la sesizarea D.G.E.P. pentru darea în urmărire a certificatelor de stare civilă eliberate în baza actelor de stare civilă anulate prin hotărâre judecătorească definitivă, atunci când nu pot fi retrase;

h) propune consiliului local sau primarului măsurile administrative ce se impun cu privire la prevenirea pierderii ori furtului documentelor de la lit. f);

i) în cazul identificării documentelor prevăzute la lit. f) și g), informează inspectoratul județean de poliție, respectiv Direcția Generală de Poliție a Municipiului București, precum și D.G.E.P. în vederea revocării ordinului de dare în urmărire;

j) asigură respectarea normelor privind protecția datelor și informațiilor gestionate și dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informații privind datele cu caracter personal sau confidențiale.

(3) Constatările rezultate în urma controlului, măsurile și termenele de implementare necesare pentru îndreptarea unor erori se consemnează în registrul electronic de control pe linie de stare civilă, prin întocmirea unui proces-verbal.

(4) Structura de stare civilă prevăzută la alin. (1) are de asemenea atribuții privind:

a) constituirea fondului arhivistic prin evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea, folosirea și predarea tuturor documentelor rezultate din activitatea curentă conform dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

b) validarea actelor de stare civilă și efectuarea mențiunilor în actele de stare civilă exemplarul II constituite după operaționalizarea S.I.I.E.A.S.C., din oficiu sau în baza comunicărilor primite electronic privind înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă; în lipsa comunicărilor privind modificările intervenite ulterior, mențiunile se operează în baza informațiilor coroborate din S.I.I.E.A.S.C. și R.N.E.P., arhivele proprii și exemplarul I al actelor de stare civilă;

c) aprobarea dosarelor privind înscrierea mențiunilor referitoare la modificările intervenite în străinătate, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. competente;

d) acordarea avizului conform, în cazul cererilor de înregistrare tardivă a nașterii peste termenul legal de un an de la data nașterii, de înregistrare a decesului produs în străinătate și neînregistrat la autoritățile străine competente sau la misiunile diplomatice ori oficiile consulare de carieră ale României în străinătate, de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, de rectificare, reconstituire și întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităților administrativ-teritoriale competente în care nu funcționează S.P.C.L.E.P.; în cazul cererilor de transcriere și de rectificare înregistrate pe raza municipiului București, acordarea avizului se face de către șeful S.P.C.L.E.P. al sectoarelor municipiului București;

e) acordarea avizului, în cazul modificării C.N.P., ca urmare a atribuirii sau înscrierii eronate ori în cazul persoanelor care au pierdut cetățenia română sau sunt decedate ori cărora nu le-a fost atribuit C.N.P.;

f) verificarea dosarelor de schimbare a numelui pe cale administrativă și formularea propunerilor de admitere sau respingere a cererii, pentru a fi înaintate președintelui consiliului județean, respectiv primarului general al municipiului București, și păstrarea acestora, precum și a unui exemplar al dispoziției de admitere sau de respingere a schimbării numelui pe cale administrativă;

g) întocmirea la sediul S.P.C.J.E.P./D.G.P.M.B. a actelor de stare civilă și înscrierea electronică, la cerere sau din oficiu, a mențiunilor în registrele de stare civilă ale S.P.C.L.E.P./primăriilor din cadrul fiecărui județ/municipiului București în cazurile prevăzute la art. 3 alin. (8) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și eliberarea, la cerere, a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă din Registrul de stare civilă exemplarul II, în cazurile prevăzute la art. 10 alin. (6) din aceeași lege;

h) eliberarea, în mod gratuit, a extraselor pentru uz oficial de pe actele de naștere, de căsătorie și de deces din S.I.I.E.A.S.C. sau din arhiva proprie, la cererea autorităților publice prevăzute la art. 69 alin. (1) - (3) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;

i) colaborarea cu unitățile sanitare, S.P.A.S. și unitățile de poliție, după caz, și clarificarea situației juridice pe linie de stare civilă a persoanelor beneficiare de măsuri de asistență socială, precum și a cadavrelor cu identitate necunoscută;

j) propunerea măsurilor administrative ce se impun consiliului local sau primarului, pentru buna desfășurare a activității de stare civilă.

Articolul 12

Ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. au următoarele atribuții:

a) întocmesc, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naștere, de căsătorie și de deces, în dublu exemplar, și eliberează persoanelor fizice îndreptățite potrivit dispozițiilor art. 10 alin. (1) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, la solicitarea acestora, certificate de stare civilă doveditoare și extrase multilingve privind actele și faptele de stare civilă înregistrate;

b) primesc și soluționează cererile pentru eliberarea formularelor standard multilingve;

c) înscriu mențiuni în actele de stare civilă și trimit electronic comunicări de mențiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă - exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condițiile prezentelor norme metodologice;

d) primesc cererile de divorț prin acordul soților pe cale administrativă și le soluționează în conformitate cu prevederile prezentelor norme metodologice;

e) primesc și înregistrează cererile de înregistrare tardivă a nașterii și de înregistrare a decesului produs în străinătate și neînregistrat la autoritățile locale străine competente sau la misiunile diplomatice/oficiile consulare de carieră ale României acreditate să exercite funcții consulare în țara unde a avut loc, întocmesc documentația și referatul cu propunere de aprobare sau respingere și le transmit electronic în vederea emiterii avizului conform de către S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. și, ulterior, în vederea aprobării/respingerii cererii de către primarul unității administrativ-teritoriale competente;

f) primesc cererile de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă procurate din străinătate, însoțite de documentele ce le susțin, efectuează verificările și întocmesc referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere, pe care îl transmit electronic, împreună cu întreaga documentație, în vederea emiterii avizului conform de către șeful S.P.C.J.E.P./S.P.C.L.E.P. al sectorului municipiului București în coordonarea/subordinea căruia se află și, ulterior, în vederea aprobării/respingerii cererii de către primarul unității administrativ-teritoriale competente;

g) primesc cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă, verifică documentele prezentate în motivare și întocmesc referatul prevăzut la art. 41^9 alin. (2) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, pentru a fi transmise electronic, spre soluționare, structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., respectiv structurii de stare civilă din cadrul D.G.E.P.M.B. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială;

h) primesc cererile de ortografiere/traducere în limba maternă a numelui persoanelor fizice, verifică documentele prezentate și le supun aprobării primarului unității administrativ-teritoriale;

i) primesc cererile de rectificare a actelor de stare civilă sau se sesizează din oficiu și efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a tuturor erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau al mențiunilor înscrise pe acestea, întocmesc documentația și referatul cu propunere de aprobare sau respingere și le transmit electronic în vederea emiterii avizului conform de către șeful S.P.C.J.E.P./S.P.C.L.E.P. al sectorului municipiului București în coordonarea/subordinea căruia se află și, ulterior, în vederea emiterii dispoziției de aprobare/respingere a rectificării de către primarul unității administrativ-teritoriale competente;

j) efectuează verificări în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătorească a actelor de stare civilă și a mențiunilor existente pe marginea acestora, precum și pentru declararea judecătorească a morții unei persoane;

k) primesc și înregistrează cererile de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmesc documentația și referatul cu propunere de aprobare sau respingere și le transmit electronic S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., pentru emiterea avizului conform, iar ulterior în vederea emiterii dispoziției de aprobare/respingere a cererii de către primarul unității administrativ-teritoriale competente, pentru cetățenii români și persoanele fără cetățenie domiciliate în România;

l) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse parțial sau total, după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise, prin semnare;

m) înscriu în registrele de stare civilă exemplarul I, de îndată, mențiunile privind dobândirea, redobândirea sau pierderea cetățeniei române;

n) primesc cererile de înscriere de mențiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei și cu privire la nume ori ca urmare a rectificării actelor de stare civilă sau cu privire la regimul matrimonial ales în fața autorităților/instituțiilor străine, precum și documentele ce susțin cererile respective și le transmit electronic spre aprobare S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.;

o) eliberează, la cererea titularilor, a reprezentanților legali sau persoanelor împuternicite cu procură specială ori împuternicire avocațială, adeverință cu privire la statutul civil, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 18; adeverința în format electronic se semnează de emitent, se aplică sigiliul S.I.I.E.A.S.C. și se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea;

p) eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptățite, certificate care să ateste componența familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 19; certificatul în format electronic se semnează de emitent, se aplică sigiliul S.I.I.E.A.S.C. și se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea;

q) distrug certificatele de stare civilă/extrasele multilingve ale actelor de stare civilă/certificatele de divorț anulate la completare sau retrase, evidențiate într-un procesul-verbal, prin tocare ireversibilă, nu mai târziu de un an de la anularea/retragerea acestora;

r) asigură îndreptarea actelor de stare civilă sau a mențiunilor în cadrul procesului de constituire în format electronic a Registrului de stare civilă exemplarul II.

Articolul 13

(1) Ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. îndeplinesc și următoarele atribuții:

a) eliberează, în mod gratuit, la cererea autorităților publice prevăzute la art. 69 alin. (1) - (3) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679;

b) eliberează, la cererea persoanelor fizice prevăzute la art. 69 alin. (3^1) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și a autorităților publice prevăzute la art. 69 alin. (1) din aceeași lege, fotocopii ale înscrisurilor care au stat la baza întocmirii actelor de stare civilă aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și ale Regulamentului (UE) 2016/679;

c) asigură păstrarea registrelor și hârtiei speciale în condiții care să evite deteriorarea sau dispariția acestora într-un spațiu adecvat desfășurării activității de stare civilă;

d) propun necesarul de registre, hârtia specială necesară tipăririi actelor și certificatelor de stare civilă, extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și certificatelor de divorț, pentru anul următor, și îl comunică anual S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.;

e) trimit centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidență militară aflat asupra cetățenilor încorporabili sau recruților;

f) sesizează imediat unitatea de poliție competentă și informează S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. în cazul pierderii sau furtului hârtiei speciale utilizate pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț, în vederea dării acesteia în urmărire;

g) transmit de îndată structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. extras pentru uz oficial de pe actul de stare civilă anulat în baza sentinței judecătorești rămase definitivă, în vederea dării în urmărire a certificatelor de stare civilă eliberate în baza acestuia atunci când nu pot fi retrase;

h) în cazul identificării documentelor prevăzute la lit. f) și g) informează de îndată S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. în vederea revocării ordinului de dare în urmărire;

i) colaborează cu direcțiile de sănătate publică județene și a municipiului București și cu maternitățile pentru verificarea identității persoanelor internate fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută și a cazurilor de părăsire a copiilor nou-născuți și neînregistrați la starea civilă și verifică lunar certificatele medicale constatatoare ale nașterii neridicate, netransmise sau neînregistrate electronic, pentru a se proceda la înregistrarea nașterii;

j) colaborează cu unitățile sanitare, S.P.A.S. și unitățile de poliție, după caz, verifică situația persoanelor beneficiare de măsuri de asistență socială privind punerea în legalitate pe linie de stare civilă și asigură sprijinul de specialitate până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum și pentru clarificarea situației cadavrelor cu identitate necunoscută;

k) verifică și validează actele de stare civilă în condițiile art. 28 alin. (4);

l) primesc cererile cetățenilor români privind modificarea C.N.P. ca urmare a atribuirii sau înscrierii eronate ori în cazuri speciale privind valorificarea unor drepturi, pentru persoanele care au pierdut cetățenia română sau sunt decedate și cărora nu le-a fost atribuit C.N.P. și le transmit electronic spre avizare S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.

(2) Șefii misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României au următoarele atribuții:

a) întocmesc, potrivit legii, acte de naștere, de căsătorie și de deces, în dublu exemplar, și eliberează persoanelor fizice îndreptățite, la cerere, certificate de stare civilă corespunzătoare privind actele și faptele de stare civilă înregistrate;

b) primesc cererile de transcriere a certificatelor, extraselor de stare civilă și a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă ale cetățenilor români eliberate de autoritățile străine, dacă înregistrarea actului sau faptului de stare civilă a fost făcută în prealabil la autoritatea din statul în care actul sau faptul de stare civilă s-a produs și în care misiunea diplomatică sau oficiile consulare de carieră ale României sunt acreditate să exercite funcții consulare;

c) primesc cererile cetățenilor români aflați în străinătate de atribuire a C.N.P., pe care le transmit electronic la D.G.E.P.;

d) primesc și soluționează cererile pentru eliberarea din Registrul de stare civilă exemplarul II, electronic, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum și a formularelor standard multilingve;

e) primesc cererile de înscriere a mențiunilor prevăzute la art. 44 alin. (2) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, însoțite de documentele depuse în susținere;

f) eliberează, la cererea titularilor, a reprezentanților legali sau persoanelor împuternicite cu procură specială ori împuternicire avocațială, adeverințe cu privire la statutul civil, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 18;

g) propun necesarul de hârtie specială pentru actele de stare civilă, certificatele de stare civilă, extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, pentru anul următor, și îl comunică anual D.G.E.P. prin M.A.E. - DCons;

h) dispun măsuri pentru păstrarea registrelor actelor de stare civilă exemplarul I și hârtiei speciale necesare tipăririi actelor și certificatelor de stare civilă, precum și a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă în condiții care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariției acestora și asigură spațiul necesar destinat desfășurării activității de stare civilă;

i) sesizează imediat D.G.E.P. în cazul pierderii sau furtului hârtiei speciale utilizate pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț;

j) transmit registrele cu actele de stare civilă exemplarul I, care se înregistrează la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României, prin M.A.E. - Dcons, pe măsura constituirii unui registru sau la sfârșitul fiecărui an calendaristic cu actele aferente anului încheiat, la D.S.C. - Sector 1;

k) distrug, pe bază de proces-verbal, certificatele de stare civilă și extrasele multilingve ale actelor de stare civilă retrase, precum și pe cele anulate la completare, prin tocare ireversibilă.

Sursă: legislatie.just.ro (Monitorul Oficial). Textul afișat este forma consolidată curentă.