Capitolul IX — Eliberarea certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a formularelor standard multilingve

(1) Certificatele de stare civilă se eliberează în format fizic și electronic în baza actelor de stare civilă din Registrul de stare civilă exemplarul II, de către oricare S.P.C.L.E.P. sau, după caz, primărie a unității administrativ-teritoriale unde nu funcționează S.P.C.L.E.P., misiune diplomatică sau oficiu consular de carieră a/al României în străinătate, iar de către D.G.E.P. și S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. numai în situațiile prevăzute la art. 10 alin. (6) și (7) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare; forma și conținutul certificatelor de stare civilă în format fizic sunt prevăzute în anexele nr. 1-3 și cele în format electronic sunt prevăzute în anexele nr. 4-6; certificatele de stare civilă electronice se semnează electronic de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. și se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea.

(2) La cerere, se pot elibera certificate de stare civilă care să asigure, pe versoul acestora, traducerea în una dintre limbile oficiale ale Uniunii Europene, cu excepția celor în care este emis certificatul; textul mențiunilor înscrise pe certificatele de stare civilă nu se traduce.

(3) Certificatele de stare civilă se eliberează, la cerere, persoanelor prevăzute la art. 10 alin. (1) tezele I și a II-a din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, pe baza înregistrărilor și a mențiunilor înscrise în registrele de stare civilă, inclusiv din registrele întocmite de parohii, din cele deținute de primării și de Arhivele Naționale, cu respectarea prevederilor art. 36.

(4) Înregistrarea cererilor privind eliberarea certificatelor de stare civilă se face în Registrul local de intrare-ieșire definit la art. 16 lit. d).

(5) Cetățenilor români cu domiciliul în România li se eliberează certificatul de stare civilă în baza actului de identitate, aflat în termen de valabilitate; dacă actul de identitate este expirat, eliberarea certificatului de stare civilă se face astfel:

(6) Cetățenilor români cu domiciliul în străinătate ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România li se eliberează certificate pe baza pașaportului; dacă pașaportul românesc este expirat, ofițerul de stare civilă efectuează verificări pentru a stabili datele cu care cetățeanul român este înscris în S.N.I.E.P. și în evidențele D.G.P. și procedează potrivit alin. (5), iar eliberarea certificatului de stare civilă se face în baza acestor verificări și a pașaportului expirat sau a titlului de călătorie, după caz.

(7) Cetățenilor români cu reședința în străinătate care se adresează misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare ale României li se eliberează certificate pe baza pașaportului sau a titlului de călătorie, după caz.

(8) Cetățenilor români domiciliați în străinătate ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România li se eliberează certificate pe baza documentului valabil eliberat de autoritățile străine și a verificărilor efectuate de ofițerul de stare civilă pentru a stabili datele cu care cetățeanul român este înscris în S.N.I.E.P., S.I.I.E.A.S.C. și evidențele D.G.P., după caz, dacă:

(9) Cetățenilor străini ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România li se eliberează certificate pe baza pașaportului sau, pentru cetățenii Uniunii Europene, Spațiului Economic European și Confederației Elvețiene, pe baza actului de identitate.

(10) Minorii care au împlinit vârsta de 14 ani și au act de identitate solicită și primesc certificatul de naștere în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială ori prin împuternicire avocațială, iar cei care nu au avut niciodată act de identitate solicită eliberarea certificatului de naștere în nume propriu, asistați de unul dintre părinți, tutore sau, după caz, de reprezentantul legal, care semnează cererea.

(11) Prin excepție de la alin. (1), în cazul persoanelor majore a căror naștere a fost înregistrată tardiv ca urmare a punerii în aplicare a hotărârii judecătorești definitive, certificatul de naștere se eliberează la solicitarea titularului prin cerere adresată ofițerului de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./primăriei unității administrativ-teritoriale care a efectuat verificările în dosarul privind înregistrarea tardivă a nașterii.

(12) Prin excepție de la alin. (1), pentru persoanele majore a căror naștere a fost înregistrată tardiv în baza aprobării primarului și a avizului conform al S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B, certificatul de naștere se eliberează la solicitarea titularului prin cerere adresată ofițerului de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./primăriei unității administrativ-teritoriale care a înregistrat nașterea.

(13) În situația în care, la depunerea cererilor de eliberare a certificatelor, se stabilește că au intervenit modificări la numele de familie și/sau prenumele titularului actului, cetățean român sau persoană fără cetățenie cu domiciliul în România, acestea se soluționează după înscrierea mențiunilor corespunzătoare.

(14) Cetățenilor străini, cetățenilor Uniunii Europene, Spațiului Economic European și Confederației Elvețiene sau persoanelor fără cetățenie care se află pe teritoriul României, ale căror acte de stare civilă au fost întocmite în registrele române, li se eliberează certificate de stare civilă în aceleași condiții ca și cetățenilor români.

(15) Dacă titularul actului, cetățean străin sau cetățean al Uniunii Europene, Spațiului Economic European ori Confederației Elvețiene, și-a schimbat numele de familie și/sau prenumele în străinătate, iar această mențiune nu este înscrisă pe marginea actului, la cerere se prezintă actul de identitate sau pașaportul, după caz, precum și traducerea în limba română a documentului legalizată, din care să rezulte schimbarea de nume.

(16) Pentru persoanele reținute, arestate preventiv ori care execută o pedeapsă privativă de libertate/o măsură educativă privativă de libertate, cererea de eliberare a certificatelor de stare civilă se soluționează de către S.P.C.L.E.P./primăria unității administrativ-teritoriale pe raza căruia/căreia se află locul de deținere; cererea se transmite prin administrația locului de deținere care certifică și identitatea solicitantului; pentru persoanele arestate la domiciliu cererea de eliberare a certificatelor de stare civilă se depune prin împuternicit.

(17) Atunci când cererea de eliberare a certificatului de stare civilă a fost depusă la oricare S.P.C.L.E.P./primărie a unității administrativ-teritoriale din România sau aceasta a fost transmisă electronic, în portalul extern al S.I.I.E.A.S.C., prin mijloace de autentificare, la S.P.C.L.E.P./primăria unității administrativ-teritoriale care a întocmit actul de stare civilă, certificatul de stare civilă, tipizat, se livrează la adresa din România, indicată în cerere.

(18) Dacă cererea de eliberare a certificatului de stare civilă s-a depus sau s-a transmis electronic la misiunea diplomatică/oficiul consular de carieră a/al României, certificatul de stare civilă, tipizat, se poate livra în străinătate, prin servicii de curierat, la adresă indicată în cerere.

(19) În cazul în care titularul nu poate fi găsit la adresa menționată în cerere, certificatul de stare civilă se va ridica de la S.P.C.L.E.P./primăria unității administrativ-teritoriale sau de la misiunea diplomatică/oficiul consular de carieră a/al României unde s-a depus ori s-a transmis electronic cererea.

(20) Cheltuielile de expediție a certificatului de stare civilă sunt suportate de către persoanele prevăzute la art. 10 alin. (1) teza I din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

(21) În cazul în care cererea a fost transmisă prin poșta electronică, iar identificarea persoanelor prevăzute la art. 10 alin. (1) teza I din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, nu s-a făcut prin mijloace de autentificare electronice, pentru ridicarea certificatului de stare civilă acestea se prezintă la S.P.C.L.E.P./primăria către care s-a transmis cererea.

(22) La rubrica „Mențiuni“ din certificatul de stare civilă se înscrie cetățenia titularului actului, cetățean străin sau cetățean al Uniunii Europene, Spațiului Economic European ori Confederației Elvețiene, conform textului prevăzut la anexa nr. 20.

(23) Fiecare certificat de stare civilă este înseriat; seria este formată din 3 litere și 7 cifre, se atribuie din S.I.I.E.A.S.C. și se tipărește pe hârtia specială în partea dreaptă de jos a filei.

(1) Cererile cetățenilor străini și ale cetățenilor Uniunii Europene, Spațiului Economic European și Confederației Elvețiene privind eliberarea certificatelor de stare civilă, în format fizic, ale căror acte sau fapte de stare civilă s-au produs și s-au înregistrat în România, adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale statelor de cetățenie acreditate în România, se soluționează de către S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de primăria unității administrativ-teritoriale care a întocmit actul de stare civilă, în conformitate cu prevederile art. 10 alin. (10) și (11) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, prin D.G.E.P.

(2) La primirea solicitării de la D.G.E.P., ofițerul de stare civilă identifică actul, completează certificatul de stare civilă și îl expediază prin intermediul serviciilor poștale cu respectarea dispozițiilor Hotărârii Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea și protecția, pe teritoriul României, a corespondenței clasificate, cu modificările și completările ulterioare.

(1) Certificatele de stare civilă se completează în limba română, ținând seama atât de datele care rezultă din cuprinsul actului din Registrul de stare civilă exemplarul II, cât și de modificările ce decurg din mențiunile înscrise ulterior întocmirii acestuia.

(2) La completarea certificatelor de stare civilă se respectă următoarele reguli:

(3) Pentru stabilirea exactă a numelui copiilor recunoscuți și apoi legitimați prin căsătoria ulterioară a părinților se va ține seama de următoarele:

(1) Certificatele de stare civilă se eliberează la întocmirea actului de stare civilă persoanelor îndreptățite/reprezentanților legali/titularilor potrivit legii sau, ulterior, la cerere.

(2) În situația certificatelor de stare civilă eliberate la cerere, acestea se tipăresc în prezența solicitantului sau se emit electronic odată cu depunerea cererii, ori ulterior, dacă sunt necesare verificări, într-un termen de până la 30 de zile.

(3) Persoanele îndreptățite să primească certificate de stare civilă pot deține în același timp atât certificat de stare civilă electronic, cât și în format fizic.

(4) La cerere se pot elibera certificate cu mențiunile înscrise în actele de stare civilă, cu excepția mențiunilor referitoare la adopție; certificatele de stare civilă eliberate anterior nu mai produc efecte juridice.

(1) În caz de pierdere, furt, plastifiere, reținere de către autoritățile străine, deteriorare sau distrugere a certificatului de stare civilă, persoanei îndreptățite i se eliberează, la cerere, un nou certificat.

(2) Cererea pentru eliberarea noului certificat trebuie să cuprindă, în mod amănunțit, împrejurările în care acesta a fost pierdut, furat, deteriorat sau distrus.

(1) Certificatele de stare civilă greșite sau deteriorate la completare se anulează prin înscrierea, cu majuscule, a textului „ANULAT“.

(2) Certificatele de stare civilă prezentate cu modificări, ștersături, adăugări sau neconcordanțe cu privire la datele înscrise se rețin de către ofițerul de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./primăriei unității administrativ-teritoriale sau de lucrătorii de evidență a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. și se anulează prin tocare ireversibilă.

(3) De la data reținerii, certificatele de stare civilă sunt considerate nule.

(4) Despre anularea prin tocare ireversibilă a certificatelor de stare civilă se face mențiune în S.I.I.E.A.S.C.

(1) Certificatul de naștere se eliberează titularului actului sau reprezentantului legal, personal sau prin împuternicit cu procură specială ori împuternicire avocațială.

(2) Eliberarea unui nou certificat de naștere în format fizic sau electronic îl anulează pe cel similar, emis anterior.

(3) Dacă un copil este născut viu și a decedat până la data înregistrării nașterii, la cererea părinților, se eliberează certificatul de naștere, cu mențiunea „DECEDAT“, sau numai certificatul de deces.

(1) Certificatul de căsătorie se poate elibera unuia dintre soți sau, la cerere, ambilor soți ori reprezentanților legali ai acestora, personal sau prin împuternicit cu procură specială ori împuternicire avocațială; eliberarea unui nou certificat de căsătorie în format fizic sau electronic îl anulează pe cel similar, emis anterior, deținut de soțul care solicită certificatul.

(2) Pentru soțul supraviețuitor sau în caz de divorț se pot elibera certificate de căsătorie doar cu mențiunile corespunzătoare.

(3) În cazul actelor de căsătorie în cuprinsul cărora nu se regăsește rubrica privind „numele de familie al soților după căsătorie“, la eliberarea certificatelor se solicită declarație dată în fața ofițerului de stare civilă sau a notarului din partea ambilor soți, cetățeni români, cu privire la numele de familie ce se înscrie în certificat; în actul de căsătorie se operează textul de mențiune prevăzut în anexa nr. 20.

(1) Certificatul de deces se eliberează membrilor familiei sau altor persoane îndreptățite, personal sau prin împuternicit cu procură specială sau împuternicire avocațială, ori, cu aprobarea primarului unității administrativ-teritoriale care a înregistrat decesul, persoanelor care justifică un interes legitim.

(2) Pentru valorificarea unor drepturi, prin excepție de la alin. (1), membrilor de familie li se pot elibera concomitent sau succesiv certificate de deces.

(3) Este interzisă înscrierea prin mențiune a cauzei decesului în certificatul de deces.

(1) Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă se eliberează în aplicarea prevederilor Convenției nr. 16 a Comisiei Internaționale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976, denumită în continuare Convenția nr. 16, din Registrul de stare civilă exemplarul II, în baza actelor de stare civilă, de către oricare S.P.C.L.E.P. sau, după caz, primărie a unității administrativ-teritoriale unde nu funcționează S.P.C.L.E.P. ori misiune diplomatică sau oficiu consular de carieră a/al României, iar de către D.G.E.P. și S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. numai în situațiile prevăzute la art. 4 alin. (5^1) și art. 10 alin. (6) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

(2) Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă îndeplinesc condițiile necesare pentru a putea fi recunoscute de către statele părți la Convenția nr. 16 și sunt recunoscute de către autoritățile și instituțiile publice române ca având aceeași valoare juridică ca și certificatele/extrasele de stare civilă emise de statele părți la Convenția nr. 16.

(1) Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă privind nașterea, căsătoria sau decesul, eliberate de autoritățile române, sunt documente cu aceeași putere doveditoare ca și certificatele de stare civilă și se folosesc de către titulari și persoanele îndreptățite în fața autorităților străine din statele părți la Convenția nr. 16.

(2) Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de autoritățile române pot fi folosite de către cetățenii români aflați în străinătate, inclusiv în fața misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României, cu excepția situației când necesitatea prezentării certificatului de stare civilă în original în fața acestor autorități este prevăzută în mod expres prin dispozițiile legale în vigoare.

(3) Forma și conținutul extraselor multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de autoritățile române în format fizic sunt prevăzute în anexele nr. 7-9, iar cele în format electronic sunt prevăzute în anexele nr. 10-12; extrasele multilingve electronice se semnează electronic de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. și se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea.

(1) Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă se eliberează în condițiile prevăzute la art. 158 alin. (3)-(18) și alin. (21), art. 159 și 161 din prezentele norme metodologice.

(2) La cerere, solicitanților li se eliberează concomitent mai multe extrase multilingve completate în baza aceluiași act de stare civilă.

(3) Fiecare extras multilingv al actului de stare civilă este înseriat; seria este formată din 3 litere și 7 cifre, se atribuie din S.I.I.E.A.S.C. și se tipărește pe hârtia specială în partea stângă sus a filei.

(1) În aplicarea capitolului IV - Simplificarea altor formalități privind traducerile și formularele standard multilingve din Regulamentul (UE) 2016/1.191, ofițerii de stare civilă emit formulare standard multilingve, care însoțesc certificatele de stare civilă și adeverința cu privire la statutul civil.

(2) Formularele standard multilingve sunt instrumente ajutătoare pentru traducere și se prezintă numai împreună cu documentele oficiale, originale, pe care le însoțesc, neavând valoare juridică autonomă.

(3) Documentele de stare civilă emise de autoritățile străine în conformitate cu dreptul intern, care sunt însoțite de formulare standard multilingve, sunt acceptate fără traducere, legalizare sau altă formalitate echivalentă.

(4) Dacă documentele de stare civilă prevăzute la alin. (3) conțin mențiuni, acestea vor face obiectul unei traduceri separate, diferită de formularul standard multilingv, efectuată de către traducători autorizați prin grija solicitantului.

(1) Formularele standard multilingve se eliberează, la cerere, numai persoanelor îndreptățite să primească certificatele de stare civilă/adeverința cu privire la statutul civil la care se anexează formularele standard multilingve; este posibilă eliberarea concomitentă a mai multor formulare standard multilingve pentru un singur certificat de stare civilă sau adeverință cu privire la statutul civil, în funcție de solicitarea persoanei interesate.

(2) Formularele standard multilingve se eliberează de către ofițerii de stare civilă din cadrul oricărui/oricărei S.P.C.L.E.P. sau primării a unității administrativ-teritoriale unde nu funcționează S.P.C.L.E.P., precum și de către ofițerii de stare civilă din cadrul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României.

(3) Formularele standard multilingve pot fi eliberate fie în același timp cu emiterea certificatului de stare civilă/adeverința cu privire la statutul civil la care se atașează, fie ulterior, pentru certificatele/adeverințele emise la o dată anterioară, de către ofițerul de stare civilă din cadrul oricărui/oricărei S.P.C.L.E.P. sau primării a unității administrativ-teritoriale unde nu funcționează S.P.C.L.E.P. ori de către misiunile diplomatice sau de oficiile consulare de carieră ale României.

(4) Ofițerul de stare civilă care primește solicitarea efectuează verificări în S.I.I.E.A.S.C sau, după caz, la S.P.C.L.E.P. primăria care are în păstrare actul de stare civilă în baza căruia a fost emis/ă certificatul de stare civilă/adeverința cu privire la statutul civil prezentat/ă de către solicitant; la solicitarea formularului standard multilingv se prezintă, obligatoriu, certificatul de stare civilă/adeverința cu privire la statutul civil în original.

(5) În cererea de eliberare a unui formular standard multilingv, solicitantul trebuie să menționeze statul membru în care vor fi folosite certificatul de stare civilă/adeverința cu privire la statutul civil și formularul standard multilingv, precum și formatul bilingv în care acesta/aceasta va fi eliberat/ă.

(1) În formularul standard multilingv se completează numai câmpurile corespunzătoare care conțin informațiile ce se regăsesc în certificatul de stare civilă/adeverința cu privire la statutul civil prezentate în original, iar celelalte câmpuri se barează cu o linie orizontală.

(2) Completarea câmpurilor din formularele standard multilingve se efectuează cu respectarea semnificației rubricilor acestora.

(3) După completarea electronică a formularului standard multilingv, acesta se tipărește, se semnează olograf de către ofițerul de stare civilă și se aplică sigiliul stării civile prevăzut în anexa nr. 22 pe fiecare pagină; în cazul emiterii în format electronic a formularului standard multilingv, acesta se semnează electronic de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. și se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea.

(1) În situația primirii de către S.P.C.L.E.P./ primăria unității administrativ-teritoriale unde nu funcționează S.P.C.L.E.P./misiunile diplomatice/oficiile consulare de carieră ale României în străinătate a unor formulare standard multilingve emise de autorități din alte state membre, ofițerul de stare civilă:

(2) În cazul în care se prezintă un document oficial și formularul standard multilingv aferent, emise de o autoritate dintr-un stat membru al Uniunii Europene, asupra cărora există o îndoială întemeiată cu privire la autenticitatea acestora, ofițerul de stare civilă transmite D.G.E.P. documentele în cauză pentru a fi verificate prin intermediul Sistemului de informare al pieței interne.