(1) Evidența tuturor documentelor emise de directorul penitenciarului-spital se păstrează în original la structura secretariat sau la structura informații clasificate, în funcție de nivelul de clasificare al acestora.
(2) Evidența ordinelor, deciziilor, instrucțiunilor și a dispozițiilor emise de directorul general al Administrației Naționale a Penitenciarelor și de ministrul justiției, care reglementează activitatea sistemului penitenciar, se păstrează într-un exemplar, cu rezoluția directorului unității în original, la structura secretariat sau structura informații clasificate, în funcție de nivelul de clasificare al acestora. Dacă aceste documente intră în competența mai multor structuri, conform repartizării directorului unității, structura secretariat sau structura informații clasificate va transmite câte un exemplar xeroxat fiecărei structuri, în conformitate cu reglementările și instrucțiunile în vigoare.
(3) Fiecare structură trebuie să păstreze lucrările care au stat la baza elaborării deciziilor directorului unității, copiile acestora urmând a fi transmise părților implicate, prin grija structurii emitente.