Capitolul IV — Structura secretariat

(1) Structura secretariat se află în directa subordonare a directorului unității, asigură transmiterea informației și relaționează cu autoritățile și instituțiile publice ale statului.

(2) În îndeplinirea atribuțiilor care îi revin, secretariatul colaborează cu celelalte compartimente din cadrul unității și cu secretariatele din celelalte unități teritoriale, precum și cu aparatul central, potrivit sferei sale de competență, în vederea soluționării în termen legal a tuturor solicitărilor care îi sunt adresate.

(3) Structura secretariat organizează și coordonează activitatea de primire, înregistrare, repartizare pe domenii de activitate, evidență și expediere a corespondenței adresate penitenciarului-spital.

(4) În cadrul structurii secretariat, înregistrarea și evidența corespondenței adresate penitenciarului-spital se realizează prin aplicația de evidență a documentelor, respectându-se prevederile legale în vigoare.

a) primește, înregistrează corespondența adresată penitenciarului-spital și o prezintă directorului unității pentru a dispune prin rezoluție repartizarea spre competentă soluționare;

b) primește de la celelalte structuri corespondența internă care urmează a fi expediată și alte documente interne, le înregistrează și le prezintă în mapa directorului de unitate în vederea aprobării/avizării;

c) repartizează corespondența cu rezoluție compartimentelor din unitate, pe bază de condică de predare-primire;

d) expediază corespondența penitenciarului-spital;

a) primește și înregistrează petițiile și le direcționează pentru soluționare sectoarelor de activitate din unitate, conform competențelor;

b) soluționează petițiile repartizate prin rezoluție de către directorul unității;

c) expediază răspunsul către petiționar și se îngrijește de clasarea și arhivarea petițiilor care au fost soluționate;

d) răspunde de relația cu publicul;

a) face propuneri pentru modificarea Nomenclatorului dosarelor și termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administrației Naționale a Penitenciarelor și a unităților subordonate, în colaborare cu celelalte structuri din cadrul penitenciarului-spital;

b) primește și verifică dosarele pregătite pentru arhivare cu documentele neoperative create de toate structurile din unitate, în conformitate cu Nomenclatorul dosarelor și termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administrației Naționale a Penitenciarelor și a unităților subordonate și cu prevederile legale;

c) pregătește pentru arhivare dosarele cu documentele create în structura secretariat, în conformitate cu Nomenclatorul dosarelor și termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administrației Naționale a Penitenciarelor și a unităților subordonate;

d) conlucrează cu toate structurile din cadrul unității, în vederea asigurării condițiilor optime de predare, păstrare și transfer al dosarelor de arhivă;

a) ține și păstrează evidența ordinelor, deciziilor, instrucțiunilor și dispozițiilor emise de conducerea Ministerului Justiției și a Administrației Naționale a Penitenciarelor, separat pe cele două categorii, în ordinea primirii lor, în registrul de evidență a documentelor, în fișa de evidență și fișa de consultare, în strictă concordanță cu dispozițiile în vigoare, și ia măsuri de distribuire a documentelor care reglementează activitatea sistemului penitenciar către compartimentele unității;

b) respectă dispozițiile privind confecționarea, modul de folosire, evidența, păstrarea și verificarea existenței sigiliilor, precum și inventarierea acestora;

c) ține la zi evidența personalului aflat în concediu de odihnă și, suplimentar, a celui aflat în concediu de studii, concediu fără plată, concediu medical, învoiri sau misiuni și o consemnează în decizia zilnică pe unitate;

d) până la data de 1 a fiecărei luni întocmește și predă structurii financiare situația prezenței personalului pe luna anterioară;

e) redactează decizia zilnică pe unitate în format electronic, în baza proiectelor transmise de structurile penitenciarului-spital și în conformitate cu reglementările în vigoare;

f) organizează și participă la ședințele consiliului de conducere al unității, întocmește procesul-verbal cu aspectele discutate și notează termenele dispuse de director;

g) organizează și participă la audiențele acordate de către directorul unității sau de către persoana desemnată de către acesta, notând în registrul de audiență problemele semnalate de petenți, și ține evidența termenelor de soluționare a audiențelor;

h) întocmește note interne, note de informare, note de colaborare, sinteze, rapoarte tematice și alte materiale în baza rezoluției directorului unității.

a) registrul pentru audiențe;

b) evidența deciziilor de zi pe unitate;

c) registrul de evidență a ștampilelor și a sigiliilor;

d) fișa de evidență a predării-primirii sigiliilor;

e) registrul de evidență a ordinelor ministrului justiției;

f) registrul de evidență a deciziilor directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor;

g) note de constatare în urma controalelor;

h) planuri de management anuale ale structurii și unității;

i) procese-verbale de distrugere a unor documente;

j) procese-verbale ale ședințelor de consiliu;

k) evidența inventarelor documentelor predate la depozitul de arhivă;

l) registrul de evidență a dosarelor aflate în arhivă;

m) petiții primite de la cetățeni, autorități publice, alte persoane juridice, precum și lucrările privind verificarea, soluționarea și răspunsul petenților;

n) Nomenclatorul dosarelor și termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administrației Naționale a Penitenciarelor și a unităților subordonate;

o) raportul de bilanț al activității anuale;

p) borderouri justificative de consum, timbre poștale;

q) condici de predare-primire a corespondenței către structurile din cadrul unității;

r) borderouri de expediere a corespondenței penitenciarului-spital;

s) evidența misiunilor, a delegărilor și a învoirilor în scop personal și evidențele ce se impun în acest scop;

t) prezența lunară la serviciu a personalului;

u) evidența concediilor de odihnă și medicale, a învoirilor;

v) condica de prezență a personalului;

w) ordine de serviciu;

x) registrul de evidență a deciziilor directorului unității;

y) fișe de post.