Capitolul II — Obligațiile entităților reglementate

(1) În aplicarea art. 25 alin. (1) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate realizează, revizuiesc și documentează evaluări proprii de risc prin care identifică, evaluează și gestionează riscul de SB/FT, atât la nivelul întregii activități incidente Legii nr. 129/2019, cât și la nivel individual, cu luarea în considerare a tuturor factorilor de risc prevăzuți în anexele nr. 1-4, care fac parte integrantă din prezentul regulament, astfel încât să poată demonstra ASF că înțeleg modul în care acestea au fost efectuate și administrează adecvat riscul de SB/FT la care sunt sau ar putea fi expuse.

(1^1) Evaluările proprii de risc prevăzute la alin. (1) trebuie să cuprindă:

(2) Evaluările de risc prevăzute la alin. (1) se actualizează anual sau ori de câte ori intervin modificări în cadrul evaluărilor de risc SB/FT naționale și sectoriale, al standardelor tehnice de reglementare în domeniu adoptate de Comisia Europeană și al factorilor de risc prevăzuți de Legea nr. 129/2019, al cerințelor din prezentul regulament și, după caz, al evaluărilor realizate la nivelul grupului din care fac parte entitățile reglementate.

(3) Entitățile reglementate întocmesc o metodologie (managementul riscului) în baza căreia se vor realiza identificarea, evaluarea și gestionarea riscului (măsuri de diminuare), care să cuprindă cel puțin următoarele:

(4) Evaluarea și gestionarea riscului de SB/FT de către entitățile reglementate cuprind cel puțin următoarele componente:

(5) În aplicarea prevederilor alin. (1) entitățile reglementate stabilesc politici și norme interne, mecanisme de control intern și proceduri de administrare a riscurilor de SB/FT, corespunzător naturii și volumului activității desfășurate, care includ cel puțin următoarele elemente:

(5^1) Politicile și normele interne, mecanismele de control intern și procedurile de administrare a riscurilor de SB/FT prevăzute la alin. (5) îndeplinesc următoarele cerințe:

(5^2) Entitățile reglementate se asigură că evaluarea riscurilor de SB/FT la nivelul întregii activități incidente Legii nr. 129/2019 reflectă măsurile luate pentru a evalua riscul de SB/FT asociat relațiilor de afaceri individuale sau tranzacțiilor ocazionale și apetitul acestora pentru riscul de SB/FT.

(5^3) Pentru a se conforma prevederilor alin. (5^2), entitățile reglementate utilizează evaluarea riscului la nivelul întregii activități incidente Legii nr. 129/2019 pentru a fundamenta nivelul de măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei pe care îl aplică în situații specifice, precum și anumitor tipuri de clienți, produse, servicii și canale de distribuție.

(6) Entitățile reglementate înregistrează și documentează evaluările riscurilor efectuate în legătură cu relațiile de afaceri, precum și orice modificări aduse acestor evaluări, ca parte a acțiunilor de monitorizare și revizuire, pentru a se asigura că pot demonstra la solicitarea ASF că evaluările efectuate cu privire la riscuri și măsurile de gestionare a riscurilor SB/FT sunt adecvate.

(1) Entitățile reglementate aprobă, monitorizează și revizuiesc anual și ori de câte ori este necesar, pe baza evaluărilor proprii de risc prevăzute la art. 3, politicile, normele interne, mecanismele și procedurile de administrare a riscurilor de SB/FT, precum și metodologia, în conformitate cu prevederile art. 24 alin. (1),(3) și (7) și art. 25 alin. (3) din Legea nr. 129/2019, luând în considerare, totodată, și elementele menționate la art. 3 alin. (3) și (4) din prezentul regulament.

(2) Factorii care stau la baza evaluării riscului de SB/FT asociat relațiilor de afaceri și tranzacțiilor ocazionale sunt analizați permanent de către entitățile reglementate pentru a menține actualizată relevanța acestora.

(3) Entitățile reglementate evaluează și integrează informațiile obținute în cadrul procesului lor permanent de monitorizare a unei relații de afaceri și analizează dacă acestea afectează evaluarea riscurilor.

(1) Entitățile reglementate implementează sisteme și proceduri de control intern pentru a identifica riscuri emergente de SB/FT și pentru evaluarea acestora, în scopul de a le integra cât mai repede în evaluările la nivelul activității incidente Legii nr. 129/2019 și la nivel individual.

(1^1) Entitățile reglementate instituie măsuri de verificare a modului de implementare și de evaluare a eficienței sistemelor și procedurilor de control intern, inclusiv prin intermediul funcției de audit independent.

(2) Sistemele și procedurile de control intern prevăzute la alin. (1) cuprind cel puțin următoarele:

(3) Sistemele și procedurile de control intern aferente pe care entitățile reglementate le instituie pentru a se asigura că evaluările lor asupra riscurilor la nivel individual și la nivelul activității rămân actualizate includ cu precădere:

(1) În aplicarea art. 24 alin. (7) din Legea nr. 129/2019 entitățile reglementate care fac parte dintr-un grup aplică politici și proceduri interne în scopul prevenirii și combaterii SB/FT la nivelul grupului, inclusiv în ceea ce privește schimbul de informații în cadrul grupului și protecția datelor de profil utilizate.

(2) Entitățile reglementate prevăzute la alin. (1) se asigură că toate politicile și procedurile interne CSB/CFT sunt implementate și aplicate în mod eficace și la nivelul sucursalelor și al filialelor deținute în proporție majoritară din statele membre și din țările terțe, inclusiv în cele în care există cerințe specifice domeniului CSB/CFT mai puțin stricte decât cele din România.

(3) Entitățile reglementate aplică măsuri suplimentare pentru a face față riscului de SB/FT, în cazul în care legislația din statul în care se află sucursala sau filiala deținută în proporție majoritară nu permite aplicarea politicilor prevăzute de alin. (1), și informează ASF de îndată.

(4) Măsurile suplimentare prevăzute la alin. (3) sunt proporționale cu riscul de SB/FT, fără a fi mai reduse decât cele prevăzute de standardele tehnice stabilite de Comisia Europeană, de autoritățile europene de supraveghere, respectiv de prezentul regulament.

(5) În cazul în care ASF apreciază că măsurile suplimentare prevăzute la alin. (3) nu sunt suficiente, poate aplica măsuri suplimentare de supraveghere, inclusiv să impună următoarele măsuri la nivelul grupului:

(1) Entitățile reglementate semnificative, astfel cum sunt definite potrivit prevederilor art. 1 alin. (2) lit. k) din Regulamentul ASF nr. 1/2019, asigură o funcție de audit independent care să testeze periodic eficiența politicilor, normelor interne, mecanismelor, sistemelor informatice și procedurilor de administrare a riscului de SB/FT, inclusiv evaluările de risc și metodologia de realizare și actualizare a acestora.

(2) Atunci când consideră necesar, ASF poate solicita ca anumite verificări să fie efectuate de către auditorii entității reglementate, concluziile verificărilor urmând a fi puse la dispoziția ASF, în termenele stabilite de către aceasta.

(3) Entitățile reglementate se asigură că rezultatele verificărilor realizate potrivit alin. (1) și (2), inclusiv, după caz, deficiențele identificate, recomandările pentru diminuarea acestora și termenele în care ar trebui implementate, sunt comunicate și analizate la nivelul structurii de conducere.

(4) Entitățile reglementate stabilesc frecvența de testare în funcție de riscul de SB/FT la care sunt expuse, fără a depăși un interval de 1 an de la ultima testare.

(5) În funcție de evaluările sectoriale de risc și analizele de profil, ASF poate extinde obligația de a asigura funcția de audit prevăzută la alin. (1) și altor categorii de entități reglementate decât cele semnificative.

(1) În aplicarea art. 23 și art. 59 alin. (4) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate desemnează una sau mai multe persoane care au responsabilități în aplicarea CSB/CFT, cu luarea în considerare a prevederilor alin. (2).

(2) Structura de conducere a entității reglementate asigură un cadru adecvat și eficient de guvernanță pentru CSB/CFT și are cel puțin următoarele responsabilități:

(3) Consiliul supraveghează și monitorizează punerea în aplicare a cadrului de guvernanță și asigură conformitatea entității reglementate cu cerințele legale aplicabile prevenirii SB/FT.

(4) În aplicarea alin. (3), responsabilitățile consiliului includ cel puțin următoarele:

(5) Consiliul are acces direct și permanent la toate datele și informațiile deținute la nivelul societății necesare îndeplinirii obligațiilor prevăzute de legislația în vigoare SB/FT, respectiv la rapoartele ofițerului de conformitate SB/FT, auditorului independent, precum și la comunicările entității reglementate cu Oficiul, constatările, măsurile de remediere și sancțiunile impuse de ASF.

(6) Conducerea executivă/Conducerea superioară asigură implementarea politicilor și normelor interne, mecanismelor de control intern și procedurilor de administrare a riscurilor de SB/FT prevăzute la art. 3 alin. (5) și exercită în acest sens următoarele:

(7) Atribuțiile conducătorului direct responsabil SB/FT numit în conformitate cu alin. (4) lit. b) includ cel puțin următoarele:

(8) Evaluările prevăzute la alin. (7) lit. b) și c) se realizează pe baza următoarelor criterii:

(9) Decizia structurii de conducere ca urmare a evaluării prevăzute la alin. (2) lit. b) trebuie justificată și documentată potrivit criteriilor menționate la alin. (8).

(1) În aplicarea art. 23 alin. (2) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate desemnează ofițerul de conformitate SB/FT, cu luarea în considerare a principiului proporționalității și a rezultatului evaluării menționate la art. 7^1 alin. (7) lit. b), determinat în baza criteriilor prevăzute la art. 7^1 alin. (8).

(2) Ofițerul de conformitate SB/FT, desemnat conform alin. (1), poate fi orice persoană care îndeplinește condițiile stabilite în Legea nr. 129/2019, inclusiv cele de instruire adecvată și de gestionare a conflictelor de interese, după cum urmează:

(3) În situația menționată la alin. (2) lit. a), dispozițiile Legii nr. 129/2019 și ale prezentului regulament aplicabile ofițerului de conformitate SB/FT se aplică corespunzător conducătorului direct responsabil SB/FT

(4) Ofițerul de conformitate SB/FT nu se află în raport de subordonare cu o persoană care are responsabilitatea gestionării activităților monitorizate de acesta.

(5) În aplicarea art. 23 alin. (3) din Legea nr. 129/2019, entitatea reglementată numește una sau mai multe persoane desemnate SB/FT cu responsabilități în aplicarea Legii nr. 129/2019 și a reglementărilor emise în aplicarea acesteia.

(6) Notificarea ofițerului de conformitate SB/FT către ASF este realizată prin transmiterea formularului completat, prevăzut în anexa nr. 5, cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de începerea exercitării atribuțiilor, cu precizarea naturii și limitelor responsabilităților încredințate.

(7) În aplicarea art. 23 alin. (3), coroborat cu art. 24 alin. (5) și (6) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate stabilesc și documentează cerințele și condițiile de desemnare a persoanelor desemnate SB/FT, precum și cu privire la recrutarea angajaților.

(8) În aplicarea art. 23 alin. (2), coroborat cu art. 24 alin. (6) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate stabilesc și documentează standardele de desemnare a ofițerului de conformitate SB/FT care coordonează implementarea politicilor și procedurilor interne în domeniul prevenirii și combaterii SB/FT.

(9) Standardele pentru desemnarea ofițerului de conformitate, menționate la alin. (8), se pun la dispoziția ASF, la cererea acesteia, și trebuie să cuprindă cerințe stabilite de entitatea reglementată în procesul de recrutare pentru a se asigura că persoana desemnată dispune de suficientă experiență și cunoștințe pentru îndeplinirea eficientă a sarcinilor ce îi revin, precum și de o bună reputație.

(1) Entitățile reglementate definesc și documentează rolul ofițerului de conformitate SB/FT, ale cărui responsabilități includ cel puțin următoarele:

(2) Ofițerul de conformitate SB/FT informează conducătorul direct responsabil SB/FT și, după caz, conducerea executivă/ conducerea superioară cu privire la domeniile în care desfășurarea controalelor SB/FT trebuie implementată sau, după caz, îmbunătățită și propune măsuri de remediere pentru diminuarea și gestionarea eficientă a riscului de SB/FT.

(3) Raportul anual de activitate al ofițerului de conformitate SB/FT prevăzut la alin. (1) lit. e) conține cel puțin elementele menționate în anexa nr. 7 și este transmis ASF până la data de 31 martie a fiecărui an, pentru anul precedent, începând cu raportul aferent anului 2023.

(4) În aplicarea art. 23 alin. (3) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate se asigură că ofițerul de conformitate SB/FT, conducătorul direct responsabil SB/FT și auditorul:

(5) În situația în care, temporar, accesul la informații și documente prevăzut la alin. (4) nu se poate face în mod direct, acesta va fi efectuat în timpul util îndeplinirii obligațiilor incidente, fără a aduce atingere atribuțiilor și responsabilităților prevăzute de Legea nr. 129/2019 pentru ofițerii de conformitate SB/FT și conducătorul direct responsabil SB/FT.

(6) În măsura în care modul de conformare cu obligațiile legale CSB/CFT este subiectul unei misiuni de audit, entitatea reglementată asigură accesul auditorului la toate informațiile și documentele necesare, în timp util și într-o formă completă și corectă.

(7) Ofițerii de conformitate SB/FT și conducătorul direct responsabil SB/FT răspund pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite în aplicarea Legii nr. 129/2019 și a prezentului regulament, în măsura în care entitatea reglementată a asigurat cadrul operațional și procedural intern pentru îndeplinirea obligațiilor legale CSB/CFT.

(8) Entitatea reglementată asigură cadrul necesar pentru respectarea prevederilor alin. (4) și (6) și răspunde pentru îndeplinirea acestor obligații.

(1) Entitățile reglementate stabilesc criterii de selecție, recrutare internă/externă și de numire a persoanelor eligibile pentru îndeplinirea atribuțiilor ofițerilor de conformitate și ale conducătorilor direct responsabili SB/FT, cu respectarea cel puțin a următoarelor cerințe:

(2) Entitățile reglementate asigură formarea profesională continuă privind tehnicile de prevenire și combatere a SB/FT a persoanelor menționate la art. 8 alin. (5), ori de câte ori este nevoie, însă nu mai târziu de un interval de 2 ani.

(3) Documentele întocmite în scopul aplicării alin. (1) și (2) se pun la dispoziția ASF, la cererea acesteia.

(1) Entitățile reglementate pun în aplicare proceduri de verificare (screening) pentru a asigura standarde ridicate la angajare, verificând dacă persoanele sunt competente și potrivite, inclusiv referitor la reputație, astfel cum se prevede la art. 2 alin. (2) lit. a) și d) din Regulamentul ASF nr. 1/2019. În acest sens, entitățile reglementate verifică din surse de încredere informațiile puse la dispoziție de candidați.

(2) Entitățile reglementate comunică tuturor angajaților politicile, mecanismele și procedurile de prevenire și combatere a SB/FT, la angajare și ori de câte ori apar modificări ale acestora, și pun în aplicare proceduri de verificare privind cunoașterea acestora.

(3) Entitățile reglementate asigură formarea profesională, în conformitate cu dispozițiile alin. (2), și pregătirea continuă a angajaților proprii, în acord cu dispozițiile art. 24 alin. (6) din Legea nr. 129/2019 și cu dispozițiile alin. (4), și se asigură că programele de formare profesională sunt:

(4) Programele de instruire trebuie să asigure faptul că angajații entităților reglementate:

(5) Entitățile reglementate verifică anual dacă persoanele cu responsabilități în aplicarea măsurilor CSB/CFT sunt pregătite în mod adecvat și cunosc atribuțiile ce le revin.

(6) Entitățile reglementate includ în contractul de mandat al conducătorului direct responsabil SB/FT, respectiv în fișele de post ale angajaților atribuțiile specifice și concrete ce le revin în ceea ce privește aplicarea normelor CSB/CFT.

(7) Documentele întocmite în scopul aplicării alin. (1)-(6) se pun la dispoziția ASF, la cererea acesteia.

(1) Entitățile reglementate instituie mecanisme interne de protejare a persoanelor desemnate SB/FT, a ofițerilor de conformitate și a angajaților care raportează încălcări ale legislației privind SB/FT.

(2) Entitățile reglementate instituie mecanisme interne de raportare de către angajații proprii a situațiilor sau a suspiciunilor în legătură cu acte sau fapte de SB/FT sau de nerespectare a legislației incidente în vigoare sau a procedurilor interne.

(3) Mecanismele interne prevăzute la alin. (1) conțin cel puțin următoarele prevederi:

(4) Contractele de muncă sau de mandat încheiate de entitatea reglementată cu persoanele desemnate SB/FT și ofițerii de conformitate cuprind clauze care conferă dreptul acestora de a se adresa direct, în nume propriu, ASF și/sau Oficiului pentru a semnala încălcări de orice natură în legătură cu legislația privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.

(5) Canalele de comunicare prin care persoanele desemnate SB/FT, ofițerii de conformitate SB/FT și angajații raportează încălcări ale legislației de profil CSB/CFT sunt stabilite de ASF și notificate în acest sens.

(1) Entitățile reglementate identifică și evaluează riscurile activității desfășurate cu privire la expunerea la riscul de SB/FT, luând în considerare cel puțin următoarele:

(1^1) Procesul de management al riscului de SB/FT efectuat de entitățile reglementate include următoarele etape distincte, dar corelate:

(1^2) La evaluarea nivelului general al riscului rezidual de SB/FT asociat activității, relațiilor de afaceri individuale și tranzacțiilor ocazionale, entitățile reglementate iau în considerare atât nivelul riscului inerent, calitatea procedurilor de control, cât și alți factori de diminuare a riscurilor.

(2) Evaluările riscurilor menționate la alin. (1) sunt documentate și actualizate inclusiv pe baza evaluării naționale și sectoriale și a reglementărilor emise de ASF, de autoritățile europene de supraveghere sectorială sau de alte organisme internaționale din domeniu.

(2^1) Ofițerul de conformitate SB/FT raportează structurii de conducere rezultatele evaluării riscurilor la nivel individual și la nivelul întregii activități, propune măsuri în vederea diminuării riscurilor și se asigură că structura de conducere înțelege și ia în considerare riscul de SB/FT la care este expusă activitatea entității reglementate.

(3) Abrogat.

(4) Entitățile reglementate, periodic, identifică, evaluează și documentează în scris riscul de SB/FT generat de dezvoltarea de noi produse și noi practici de afaceri, inclusiv noi canale de distribuție și utilizarea de tehnologii pentru produse noi sau preexistente, înainte de lansarea acestora, precum și ulterior. Entitățile reglementate iau măsuri adecvate pentru a diminua aceste riscuri.

(1) Informațiile cu privire la factorii de risc de SB/FT provin din surse diverse, credibile și independente, stabilite de entitatea reglementată, accesate individual sau prin intermediul unor instrumente sau baze de date disponibile.

(2) Indiferent de natura și de tipul riscurilor identificate, entitățile reglementate țin seama de următoarele surse de informații:

(3) Alte surse de informații ce pot fi avute în vedere de către entitățile reglementate în contextul identificării riscurilor de SB/FT includ, printre altele:

(4) Pe lângă sursele de informare prevăzute la alin. (2) și (3), entitățile reglementate consultă tipologiile Grupului de Acțiune Financiară Internațională (GAFI) privind finanțarea terorismului și Avizul EBA-OP-2016-07 privind aplicarea măsurilor de precauție privind clientela pentru clienții care sunt solicitanți de azil din țări terțe sau din țări cu risc ridicat de SB/FT.

(5) Entitățile reglementate stabilesc sursele de informare prevăzute la alin. (2)-(4) în funcție de riscuri, luând în considerare natura, amploarea și complexitatea activității lor.

(1) Entitățile reglementate evaluează nivelul de risc de SB/FT asociat unei relații de afaceri sau tranzacții după conturarea imaginii de ansamblu asupra factorilor de risc identificați și pot decide în cadrul acestei evaluări să pondereze factorii în mod diferit în funcție de importanța lor.

(2) Măsurarea diferiților factori și atribuirea unor punctaje corespunzătoare unui nivel mai ridicat sau mai scăzut de risc de SB/FT, în contextul fiecărei relații de afaceri sau al unei tranzacții ocazionale, precum și relevanța acestora sunt stabilite prin proceduri proprii de către entitățile reglementate. Cu excepția cazului în care legislația prevede altfel, prezența factorilor de risc izolați nu încadrează neapărat o relație de afaceri într-o clasă de risc mai ridicat sau mai scăzut.

(2^1) Entitățile reglementate se asigură că evaluarea riscului la nivelul activității este adaptată profilului lor de activitate și ia în considerare factorii și riscurile specifice activității, inclusiv în cazul externalizării activității de evaluare a riscurilor.

(2^2) Entitățile reglementate care fac parte dintr-un grup care elaborează o evaluare a riscurilor la nivel de grup analizează dacă aceasta reflectă activitatea și riscurile la care este expusă entitatea reglementată ca urmare a legăturilor grupului cu diferite țări și zone geografice și modifică, dacă este cazul, evaluarea entității reglementate.

(2^3) În situația în care grupul din care face parte entitatea reglementată are sediul într-o țară asociată cu un nivel ridicat de corupție, acest aspect trebuie să se reflecte în evaluarea riscurilor la nivelul entității reglementate.

(3) La evaluarea riscurilor de SB/FT se iau în considerare factorii caracteristici situațiilor cu risc potențial sporit menționați la art. 17 alin. (1) și la art. 17^1 alin. (1) din Legea nr. 129/2019.

(4) Ponderea atribuită fiecăruia dintre factorii de risc identificați poate varia de la un produs la altul și de la un client/o categorie de clienți la altul/alta și de la o entitate reglementată la alta. Atunci când măsoară factorii de risc, entitățile reglementate se asigură că:

(5) Entitățile reglementate actualizează periodic evaluările de risc de SB/FT și metodologia de realizare și actualizare a acestora ori de câte ori este necesar, inclusiv cu luarea în considerare a modificărilor apărute în strategia de dezvoltare și structura organizatorică a entității.

(6) Actualizarea evaluării riscurilor menționate la alin. (3) și adaptarea măsurilor de cunoaștere a clientelei trebuie să fie proporționale și pe măsura riscului de SB/FT.

(1) Entitățile reglementate dispun de sisteme adecvate de gestionare a riscurilor pentru a determina setul de măsuri de cunoaștere a clientelei aplicabile fiecărui client în parte, cu precădere fiind necesitatea de a stabili dacă sunt incidente prevederile art. 17 și 17^1 din Legea nr. 129/2019.

(2) Evaluările de risc SB/FT efectuate stau la baza politicilor și procedurilor proprii de gestionare a riscului de SB/FT, precum și la determinarea setului de măsuri de cunoaștere a clientelei care sunt aplicabile fiecărui client, potrivit prevederilor art. 25 din Legea nr. 129/2019; evaluările întocmite în acest scop sunt înregistrate, documentate, actualizate și se pun la dispoziția ASF, la solicitarea acesteia.

(3) Entitățile reglementate identifică și analizează aspectele ce decurg din evaluarea riscurilor la nivelul întregii activități și la nivel individual care implică o concentrare a măsurilor de gestionare a riscului în contextul prevenirii și combaterii SB/FT, care se iau atât la momentul inițierii relației de afaceri, cât și pe durata relației de afaceri.

(4) Entitățile reglementate asigură un echilibru între nevoia de incluziune financiară și necesitatea de a atenua riscul de SB/FT, iar în aplicarea unei abordări bazate pe risc entitățile reglementate nu au obligația să refuze sau să întrerupă automat relațiile de afaceri cu categorii întregi de clienți pe care acestea îi asociază unui risc mai ridicat de SB/FT. Riscul asociat relațiilor de afaceri individuale variază chiar și în cadrul unei singure categorii.

(1) Entitățile reglementate instituie sisteme și proceduri de control specifice pentru a verifica dacă propriile evaluări de risc de SB/FT și metodologia de realizare și actualizare a acestora sunt relevante, inclusiv prin intermediul funcției de audit independent.

(2) În cursul acestui proces, entitățile reglementate dispun măsuri pentru a se asigura că sistemele și procedurile lor de control pentru gestionarea riscurilor, în special cele care sunt legate de aplicarea nivelului corect al măsurilor de cunoaștere a clientelei, sunt eficiente și proporționale.

(3) În cazul în care entitatea reglementată recurge la sisteme informatice pentru alocarea punctajelor aferente riscului general în vederea clasificării relațiilor de afaceri sau a tranzacțiilor ocazionale și nu dezvoltă intern astfel de sisteme, ci le achiziționează de la un furnizor extern, aceasta se asigură că:

(4) Abrogat.

(5) Entitățile reglementate înregistrează și documentează, în scris, evaluările riscurilor efectuate de către acestea asupra relațiilor de afaceri, precum și orice modificări aduse evaluărilor riscurilor, ca parte a acțiunilor lor de revizuire și monitorizare. Evaluarea se efectuează periodic și/sau permanent asupra modificărilor intervenite la nivelul portofoliului și la nivelul activității entității, pentru a se asigura că pot demonstra, la solicitarea ASF, că evaluările lor cu privire la riscuri și măsurile de gestionare a riscurilor aferente sunt adecvate.

(1) În urma evaluării riscurilor și după luarea în considerare a riscurilor inerente și a factorilor de diminuare pe care i-a identificat, entitatea reglementată clasifică liniile de activitate, precum și relațiile de afaceri și tranzacțiile ocazionale în funcție de nivelul identificat al riscului de SB/FT.

(2) Entitățile reglementate stabilesc un mod adecvat de clasificare a riscurilor (ridicat, mediu, scăzut sau alte clasificări) în corelație cu natura și amploarea activității desfășurate și tipurile de riscuri de SB/FT la care sunt expuse.

(3) Entitățile reglementate au obligația de a nu iniția o relație de afaceri, de a nu deschide conturi și de a nu efectua o tranzacție ocazională sau de a înceta relația de afaceri dacă nu pot aplica măsurile de cunoaștere a clientelei, inclusiv în cazurile în care nu pot stabili legitimitatea scopului și naturii relației de afaceri, nu pot actualiza informațiile deținute despre client sau nu pot administra adecvat riscul de SB/FT. În astfel de situații, entitățile reglementate iau în considerare transmiterea unui raport de tranzacție suspectă.

(1) În aplicarea art. 11 alin. (7),art. 24 alin. (1) și art. 25 alin. (3) din Legea nr. 129/2019, în vederea transpunerii politicii pentru administrarea și diminuarea riscului de SB/FT, pe baza evaluării proprii de risc și a recomandărilor emise de ASF, entitățile reglementate adoptă norme interne de prevenire și combatere a SB/FT în care stabilesc toate măsurile aplicabile în materie de cunoaștere a clientelei, procedurile, procesele, limitele și controalele care să asigure identificarea, evaluarea, monitorizarea, diminuarea și raportarea riscului asociat activităților pe care le desfășoară și la nivel de ansamblu al entității.

(2) Normele interne menționate la alin. (1) sunt parte a normelor și procedurilor interne CSB/CFT implementate la nivelul entității reglementate.

(3) În scopul prevăzut la alin. (1), entitățile stabilesc în normele de prevenire și combatere a SB/FT cel puțin următoarele elemente:

(4) Abrogat.

(5) Entitățile reglementate se asigură că normele interne de prevenire și combatere a SB/FT sunt formulate într-un limbaj care să permită înțelegerea sarcinilor, sunt structurate astfel încât să faciliteze consultarea lor, sunt centralizate în cadrul unui singur document, sunt puse la dispoziție și sunt cunoscute de toate persoanele cu responsabilități în aplicarea măsurilor pe care le conțin.

(6) Entitățile reglementate evaluează și revizuiesc normele interne de cunoaștere a clientelei ori de câte ori este necesar sau anual, potrivit dispozițiilor art. 5, inclusiv în scopul corectării deficiențelor identificate în urma verificărilor interne și a acțiunilor de supraveghere desfășurate de ASF.

(7) Abrogat.

(1) În aplicarea art. 11 alin. (1), (3) și (8^1) și art. 15 alin. (1) din Legea nr. 129/2019, la stabilirea unei relații de afaceri sau efectuarea unei tranzacții ocazionale entitățile reglementate trebuie să obțină și să preia în evidențele proprii, pentru a verifica identitatea clientului persoană fizică, beneficiarul real și factorii de risc specifici acestora, anterior inițierii sau perfectării relației de afaceri sau efectuării tranzacției ocazionale, cel puțin următoarele informații în formă completă și corectă privind:

(2) În aplicarea art. 11 alin. (4) din Legea nr. 129/2019, în situația în care un client este reprezentat în relația cu entitatea reglementată de o altă persoană, care acționează ca reprezentant legal, împuternicit, curator, tutore sau în orice altă calitate legală, entitatea obține și verifică informațiile și documentele corespunzătoare cu privire la identitatea reprezentantului, natura și limitele reprezentării. În scopul identificării persoanei care reprezintă clientul, entitățile obțin cel puțin următoarele informații:

(3) Entitățile reglementate aplică măsuri de cunoaștere a clientelei și de păstrare a evidențelor referitoare la acestea la toate sucursalele și filialele acestora deținute în proporție majoritară, situate în state membre UE și state terțe.

(4) Entitățile reglementate aplică măsurile de cunoaștere a clientelei nu numai clienților noi, ci și clienților existenți, în funcție de materialitate și pe baza evaluării de risc, luând în considerare și momentul în care au fost aplicate anterior măsurile de cunoaștere a clientelei și relevanța acestora, inclusiv atunci când circumstanțele relevante privind clientul se schimbă sau în cazul în care entitățile reglementate au în cursul anului calendaristic relevant obligația legală de a contacta clientul pentru a examina toate informațiile relevante referitoare la beneficiarul real sau în cazul în care entitățile reglementate au această obligație în temeiul dispozițiilor art. 62 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările și completările ulterioare.

(5) La efectuarea tranzacțiilor ocazionale prevăzute la art. 2 lit. j) din Legea nr. 129/2019 entitățile reglementate obțin informațiile prevăzute la alin. (1).

(6) În aplicarea prevederilor alin. (1) și (2) entitatea reglementată verifică informațiile referitoare la clienți pe baza documentelor din categoria celor mai greu de falsificat sau de obținut pe cale ilicită sub un nume fals, cum sunt documentele de identitate care includ o fotografie a titularului, emise de o autoritate oficială sau, după caz, documentele constitutive înregistrate la registrul comerțului sau la o structură echivalentă sau documentele emise de aceste structuri din care rezultă existența legală a persoanei juridice sau a entității fără personalitate juridică ori prin mijloacele de identificare electronică prevăzute de Legea nr. 129/2019.

(7) Verificarea acelor informații prevăzute la alin. (1) și (2) care nu se pot proba potrivit alin. (6) și, după caz, a veridicității documentelor prevăzute la alin. (1) și (2) se va realiza din alte surse credibile și independente, ca de exemplu bazele de date ale Oficiului Național al Registrului Comerțului sau ale oricăror autorități publice ori bazele de date private care conțin informații de la autorități publice, autorizații de funcționare, rapoarte de audit, documente fiscale, extrase de cont sau prin accesarea informațiilor publice.

(8) Entitățile reglementate verifică informațiile privind beneficiarul real furnizate de clienți persoane fizice sau juridice, prin orice metodă corespunzătoare adaptată situației, luând în considerare sursa și volumul fondurilor implicate în relația de afaceri sau tranzacția ocazională, iar în cazul clienților persoane juridice, fiduciilor sau construcțiilor juridice similare acestora sau entităților fără personalitate juridică au obligația de a obține dovada înregistrării beneficiarilor reali sau informații din registrele prevăzute la art. 19 alin. (5) din Legea nr. 129/2019 sau din registrele similare din alte jurisdicții, dacă aceste surse sunt disponibile.

(8^1) În cazul în care riscul asociat relației de afaceri este ridicat sau entitățile reglementate au îndoieli privind veridicitatea sau suficiența informațiilor de identificare a beneficiarului real obținute din registrele prevăzute la art. 19 alin. (5) din Legea nr. 129/2019 sau din registrele similare din alte jurisdicții, entitățile reglementate iau măsuri suplimentare pentru a identifica și verifica beneficiarul real; utilizarea informațiilor prevăzute în registrele menționate nu este suficientă pentru îndeplinirea obligației de a lua măsuri adecvate și în funcție de riscuri pentru identificarea beneficiarului real și verificarea identității acestuia.

(9) În aplicarea art. 11 alin. (1) lit. b) și alin. (3) și art. 17 alin. (1) din Legea nr. 129/2019, în cazul clienților persoane juridice, fiducii ori alte construcții similare, entitățile verifică informațiile privind beneficiarul real prin metode de tipul celor prevăzute la alin. (7), (8) și (8^1) sau, dacă astfel de verificări nu sunt disponibile, prin alte metode corespunzătoare, în cazurile în care din documentele și informațiile pe care le dețin ori în raport cu plauzibilitatea informațiilor obținute de la clienți:

(9^1) Entitățile reglementate recurg la identificarea membrilor conducerii de rang superior care iau decizii cu caracter obligatoriu în numele clientului doar în următoarele condiții:

(9^2) Entitățile reglementate înregistrează și documentează motivele care au stat la baza identificării membrilor conducerii de rang superior prevăzuți la alin. (9^1).

(10) În aplicarea art. 15 și art. 19 alin. (1) și (4) din Legea nr. 129/2019, entitatea reglementată păstrează copii ale documentelor justificative care stau la baza identificării clienților și beneficiarilor reali.

(11) Entitățile reglementate completează datele de identificare menționate la alin. (1) cu informații desprinse din măsurile de cunoaștere a clientelei, corespunzătoare gradului de risc în care este încadrat fiecare client.

(12) Entitățile reglementate demonstrează, la solicitarea ASF, că măsurile privind cunoașterea clientelei pe care le-au aplicat sunt proporționale cu riscurile de SB/FT.

(13) Măsurile de cunoaștere a clientelei se aplică și în situația preluării unui portofoliu de clienți ca urmare a unei operațiuni de fuziune prin absorbție. Clienții preluați trebuie evaluați conform metodologiei de management al riscului, fiind aplicabile toate măsurile de cunoaștere incidente.

(1) Entitățile reglementate trebuie să dispună de mecanisme pentru verificarea periodică sau ori de câte ori este necesar, atât în ceea ce privește veridicitatea, cât și în ceea ce privește adecvarea, a informațiilor deținute despre client și despre beneficiarul real, proporțional cu nivelul de risc asociat, care să furnizeze entității o asigurare rezonabilă că profilul tranzacțional stabilit este corect și procesul de monitorizare este eficient.

(2) Entitățile reglementate actualizează informațiile despre clienți și factorii de risc de SB/FT ai clienților, cu luarea în considerare cel puțin a modificărilor informațiilor despre client, a ofertei de produse și servicii adresate acestuia sau, după caz, a riscurilor identificate în legătură cu produsele și serviciile oferite deja clientului, precum și a schimbării sursei fondurilor, a structurii acționariatului/asociaților, a modificărilor în comportamentul tranzacțional al acestuia.

(3) În cazul clienților existenți care trec într-o categorie de clientelă cu un nivel de risc mai ridicat, pentru continuarea relației de afaceri, entitatea reglementată se asigură că a aplicat toate măsurile de cunoaștere a clientelei corespunzătoare categoriei superioare.

(1) Entitățile reglementate sunt obligate să nu deschidă sau să continue o relație de afaceri și să nu furnizeze conturi anonime sau cu nume evident fictiv, respectiv conturi pentru care identitatea titularului sau a beneficiarului real nu este cunoscută, verificată și evidențiată corespunzător.

(2) Entitățile reglementate aplică cât mai curând posibil măsurile de cunoaștere a clientelei tuturor titularilor și beneficiarilor conturilor anonime existente în portofoliu; utilizarea în orice fel a conturilor anonime existente nu este permisă decât după aplicarea măsurilor de cunoaștere a clientelei.

(3) Entitățile reglementate au obligația de a închide conturile anonime pentru care nu au reușit să identifice clientul în conformitate cu prevederile alin. (2).

(4) Entitățile reglementate întreprind măsurile care se impun în cazul operațiunilor care favorizează anonimatul sau care permit interacțiunea în absență cu clientul, pentru a împiedica utilizarea lor în operațiuni de SB/FT.

(5) Entitățile reglementate aplică măsuri corespunzătoare conform prevederilor Legii nr. 129/2019 și prezentului regulament pentru a se asigura că nu intră în relații de corespondent sau nu continuă o astfel de relație cu o instituție de credit sau o instituie financiară despre care se știe că permite unei alte instituții de credit fictive să îi utilizeze conturile.

(1) În aplicarea prevederilor art. 11 alin. (1),art. 12 și 13 din Legea nr. 129/2019 entitățile reglementate aplică măsuri standard de cunoaștere a clientelei, astfel:

(2) Măsurile standard de cunoaștere a clientelei cuprind:

(3) Entitățile reglementate trebuie să înțeleagă natura activității, structura acționariatului/proprietății și structura de control a clientului persoană juridică, fiducie, asociație, fundație și entitate fără personalitate juridică similară.

(4) Entitățile reglementate verifică identitatea clientului și a beneficiarului real înainte de stabilirea unei relații de afaceri sau de desfășurarea tranzacției ocazionale.

(4^1) Entitățile reglementate au obligația de a obține o dovadă a înregistrării beneficiarilor reali sau informații din registrele centrale ale beneficiarilor reali prevăzute la art. 19 alin. (5) din Legea nr. 129/2019, cu respectarea normelor privind protecția datelor cu caracter personal, ori de câte ori încep o nouă relație de afaceri cu persoane care sunt supuse obligației înregistrării informațiilor privind beneficiarul real.

(4^2) Entitățile reglementate informează Oficiul și autoritățile care gestionează aceste registre cu privire la orice neconcordanță între informațiile disponibile în registrele centrale privind beneficiarii reali și informațiile privind beneficiarii reali pe care le dețin.

(5) Entităților reglementate le este permis să nu finalizeze aplicarea măsurilor de cunoaștere a clientelei în cazurile în care suspectează o activitate de SB/FT și consideră că aplicarea măsurilor ar alerta clientul asupra acestui aspect. În acest caz, entitatea reglementată transmite, de îndată, un raport de tranzacții suspecte către Oficiu.

(6) Entitățile reglementate adaptează măsurile standard de cunoaștere a clientelei în funcție de risc, cu luarea în considerare a dispozițiilor art. 16-19 din Legea nr. 129/2019, le completează și le corelează cu rezultatele evaluării riscurilor efectuate la nivelul întregii activități, precum și cu măsurile simplificate sau suplimentare de cunoaștere a clientelei relevante pentru diferitele categorii de entități reglementate, conform orientărilor prezentate în anexa nr. 2, 3 sau 4.

(7) Entitățile reglementate aplică măsurile standard de cunoaștere a clientelei și pot stabili modalitatea de aplicare a acestor măsuri în funcție de riscurile identificate, asociate relației de afaceri sau tranzacției ocazionale.

(7^1) În scopul aplicării măsurilor standard de cunoaștere a clientelei, entitățile reglementate stabilesc în politici și proceduri datele și informațiile obținute din surse sigure și independente pe care le utilizează, cu luarea în considerare a:

(7^2) Entitățile reglementate evaluează riscurile asociate fiecărui tip de dovezi furnizate și metodei de identificare și verificare a clientului utilizate și se asigură că metoda și tipul ales sunt proporționale cu riscul de SB/FT asociat clientului.

(7^3) Entitățile reglementate iau în considerare diferite grade de independență a datelor și informațiilor, pe care trebuie să le stabilească în funcție de măsura în care persoana sau entitatea care a emis sau a furnizat inițial datele sau informațiile:

(8) În cazul asigurărilor de viață sau al altor tipuri de asigurări care includ o componentă investițională, entitatea reglementată trebuie să aplice în plus față de măsurile de cunoaștere a clientelei față de client și beneficiarul real următoarele măsuri față de beneficiarii poliței de asigurare, de îndată ce sunt identificați:

(1) În aplicarea art. 16 alin. (1) dinLegea nr. 129/2019, încadrarea clienților la un grad de risc redus se realizează prin evaluarea factorilor de risc menționați la art. 15, cu luarea în considerare a factorilor menționați la art. 16 alin. (2) dinLegea nr. 129/2019.

(2) Măsurile simplificate privind cunoașterea clientelei constituie o adaptare a modului de aplicare a tuturor sau doar a unora din măsurile standard menționate la art. 25, fără a se înțelege eliminarea completă a vreuneia dintre acestea, aplicate de entitatea reglementată în funcție de volumul informațiilor, numărul surselor de informații, frecvența și intensitatea monitorizării tranzacțiilor și actualizării informațiilor, astfel încât acestea să fie proporționale cu riscul scăzut pe care l-au identificat.

(3) În aplicarea prevederilor art. 16 alin. (2) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate pot aplica măsuri simplificate de cunoaștere a clientelei, fără ca enumerarea să fie limitativă, în cazul în care:

(4) Printre măsurile simplificate privind clientela pe care entitățile reglementate le pot aplica se numără:

(5) Atunci când decide aplicarea măsurilor simplificate de cunoaștere a clientelei, entitatea reglementată se asigură că:

(6) Măsurile simplificate privind cunoașterea clientelei nu exonerează entitatea reglementată de la raportarea tranzacțiilor suspecte către Oficiu.

(7) Măsurile simplificate de cunoaștere a clientelei nu se aplică de către entitățile reglementate:

(1) Entitățile reglementate aplică în plus față de măsurile standard măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei, în conformitate cu prevederile art. 17 din Legea nr. 129/2019, în toate situațiile care prin natura lor pot prezenta un risc sporit de SB/FT.

(2) În cazul tranzacțiilor sau al relațiilor de afaceri cu persoanele expuse public sau cu clienți ai căror beneficiari reali sunt persoane expuse public, entitatea reglementată trebuie să adopte următoarele măsuri:

(3) Prevederile art. 11 alin. (3) dinLegea nr. 129/2019 și ale alin. (2) al prezentului articol se aplică și membrilor familiilor persoanelor expuse public, precum și persoanelor cunoscute ca fiind asociați apropiați ai acestora.

(4) În aplicarea prevederilor art. 17 alin. (7) din Legea nr. 129/2019, privind relațiile transfrontaliere de corespondent, entitățile reglementate dețin și aplică politici și proceduri care să permită înțelegerea naturii activității instituției respondent și evaluarea mecanismelor implementate de aceasta. În evaluările proprii privind instituția respondentă entitatea reglementată ține cont de recomandările emise de ASF și de alte instituții prevăzute la art. 1 alin. (1) din Legea nr. 129/2019.

(5) În cazul relațiilor transfrontaliere de corespondent cu instituții de credit și instituții financiare din alte state sau jurisdicții, entitatea reglementată aplică următoarele măsuri, înainte de stabilirea unei relații de corespondent, fără ca enumerarea să fie limitativă:

(6) În aplicarea prevederilor art. 6 alin. (1) lit. d) și art. 17 alin. (2) și (3) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate instituie sisteme adecvate pentru a detecta tranzacțiile complexe și pe cele neobișnuite, inclusiv din perspectiva valorii acestora, aplicabile pentru a detecta toți clienții și toate tranzacțiile care nu se circumscriu unei tipologii obișnuite. Fără ca enumerarea să fie limitativă, tranzacțiile pot fi considerate neobișnuite în cel puțin următoarele situații:

(7) În cazul tranzacțiilor complexe și neobișnuit de mari sau al tiparelor neobișnuite de tranzacții care nu au un scop economic sau legal evident, entitățile reglementate aplică următoarele măsuri:

(8) Prin măsurile suplimentare de cunoaștere a clientelei, entitățile reglementate stabilesc dacă tranzacțiile neobișnuite identificate dau naștere unor suspiciuni și dispun:

(9) Atunci când tranzacționează cu persoane fizice sau juridice care au sediul sau locuiesc într-un stat terț identificat de către Comisia Europeană drept țară terță cu grad ridicat de risc și în orice alte situații care prezintă un risc ridicat, entitățile reglementate iau decizii în cunoștință de cauză în legătură cu măsurile suplimentare de precauție privind clientela, care sunt adecvate pentru fiecare situație cu risc ridicat și pe care le pot demonstra la solicitarea ASF.

(10) În cazul relațiilor de afaceri și tranzacțiilor care implică clienți/investitori din țări care nu aplică sau aplică insuficient standardele internaționale în domeniul prevenirii și combaterii SB/FT sau care sunt cunoscute la nivel internațional ca fiind țări necooperante, entitățile reglementate aplică următoarele măsuri:

(11) Entitatea reglementată decide tipul adecvat de măsuri suplimentare privind cunoașterea clientelei, inclusiv cantitatea de informații suplimentare solicitate, precum și întinderea acțiunii de monitorizare crescută, în funcție de motivul pentru care o tranzacție ocazională sau o relație de afaceri a fost clasificată ca prezentând un risc ridicat.

(12) Măsurile suplimentare privind cunoașterea clientelei pe care entitățile reglementate le aplică în anumite situații cu risc ridicat pot include, fără a se limita la următoarele:

(13) În aplicarea prevederilor art. 17 alin. (11)-(13) din Legea nr. 129/2019, entitatea reglementată aplică măsuri rezonabile pentru a stabili, cel mai târziu la momentul plății sau la momentul atribuirii totale sau parțiale a poliței, dacă beneficiarii unei polițe de asigurare de viață sau ai unei alte polițe de asigurare cu componentă investițională/investiții bazate pe asigurări și/sau, după caz, beneficiarul real al beneficiarului poliței este o persoană expusă public, iar acest lucru să fie luat în considerare ca factor de risc de SB/FT; în cazul în care se identifică riscuri sporite în legătură cu acesta, entitățile reglementate aplică, în plus față de măsurile standard de cunoaștere a clientelei, următoarele măsuri:

(14) Sistemele de detectare prevăzute la alin. (6) au în vedere inclusiv stabilirea unor parametri și tipologii în interiorul cărora se situează tranzacțiile obișnuite derulate, cum ar fi: limite valorice pe categorie de client, produs sau tranzacție, categorii de tranzacții derulate în relație cu diferitele categorii de clientelă și, în cazul persoanelor juridice și al altor entități, și domeniul și sectorul de activitate.

(1) În cazul unei relații de afaceri inițiate, stabilite și continuate la distanță sau al efectuării unei tranzacții ocazionale la distanță, entitățile reglementate:

(2) Entitățile reglementate care utilizează mijloace tehnologice inovatoare în scopuri de identificare și verificare a identității clientului se asigură de faptul că dovezile obținute se bazează pe date și informații care provin din surse sigure, credibile și independente.

(3) Pentru a evalua gradul în care utilizarea mijloacelor tehnologice prevăzute la alin. (2) poate avea impact asupra riscului de SB/FT, entitățile reglementate au în vedere următoarele:

(4) Entitățile reglementate care recurg la un furnizor de soluții inovatoare în scopuri de aplicare a măsurilor standard de cunoaștere a clientelei stabilesc în sarcina acestuia, pe bază contractuală, următoarele obligații:

(1) Entitățile reglementate dețin informații adecvate actualizate și monitorizează toate operațiunile efectuate de către clienții lor în legătură cu entitatea reglementată, iar cu prioritate operațiunile efectuate de către clienții încadrați în categoria de risc ridicat.

(2) În aplicarea art. 16 alin. (4) și art. 21 din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate efectuează, în toate cazurile, monitorizarea adecvată, documentată și formalizată în scris a tranzacțiilor și relațiilor de afaceri pentru a permite depistarea tranzacțiilor neobișnuite sau suspecte.

(2^1) În funcție de natura, amploarea și complexitatea activității desfășurate, precum și de riscul de SB/FT la care este expusă, entitatea reglementată adaptează intensitatea monitorizării și frecvența verificărilor în concordanță cu abordarea bazată pe riscuri și determină:

(2^2) Pe lângă monitorizarea prevăzută la alin. (2^1) și indiferent de nivelul de automatizare utilizat, entitățile reglementate efectuează periodic verificări ex post pe un eșantion selectat din toate tranzacțiile prelucrate, în vederea identificării tendințelor care ar putea sta la baza evaluărilor lor de risc și pentru a testa și, după caz, a îmbunătăți fiabilitatea și caracterul adecvat al sistemului de monitorizate a tranzacțiilor; entitățile reglementate utilizează informațiile obținute din sursele de informare menționate la art. 14.

(3) Pentru identificarea unor clienți cu risc ridicat sunt avute în vedere următoarele informații:

(4) Entitățile reglementate acordă o atenție sporită relațiilor de afaceri și tranzacțiilor cu persoane expuse public și celor cu persoane din jurisdicții care nu beneficiază de sisteme adecvate de prevenire și combatere a SB/FT.

(5) Entitățile reglementate acordă o atenție deosebită tuturor tranzacțiilor complexe, neobișnuit de mari sau care nu se circumscriu tipologiei obișnuite, inclusiv operațiunilor care nu par să aibă un sens economic, comercial ori legal, precum și celor care implică persoane din țări care prezintă vulnerabilități în sistemele de prevenire și combatere a SB/FT, care nu aplică sau aplică insuficient standardele internaționale în domeniu.

(6) Abrogat.

(7) Abrogat.

(1) În aplicarea art. 18 alin. (4) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate pot utiliza în scopul aplicării măsurilor standard de cunoaștere a clientelei informații obținute de la terțe părți, cu respectarea prevederilor art. 18 alin. (1) și (6) din Legea nr. 129/2019.

(2) Anterior încheierii unei relații de afaceri cu terțe părți, entitățile reglementate trebuie să se asigure că obțin de la acestea de îndată:

(3) În cazul entităților reglementate care utilizează în scopul aplicării măsurilor standard de cunoaștere a clientelei o terță parte din același grup, se poate considera că cerințele enumerate la alin. (2) sunt îndeplinite dacă:

(4) În aplicarea art. 18 alin. (8) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate pot externaliza către alte entități aplicarea măsurilor standard de cunoaștere a clientelei.

(5) În situația menționată la alin. (4), entitățile reglementate stabilesc pe bază contractuală obligația entității către care s-a externalizat activitatea de aplicare a măsurilor standard de cunoaștere a clientelei de respectare a prevederilor Legii nr. 129/2019 și ale prezentului regulament, precum și mecanismele prin care entitatea reglementată se asigură de conformare.

(6) În situațiile menționate la alin. (1) și (4), și la art. 27^1 alin. (4), entitatea reglementată rămâne răspunzătoare pentru aplicarea obligațiilor prevăzute de Legea nr. 129/2019 și de prezentul regulament.

(1) Entitățile reglementate păstrează, cu respectarea prevederilor art. 21 din Legea nr. 129/2019, într-o formă admisă în procedurile judiciare, cel puțin următoarele documente și informații, în scopul prevenirii, depistării și investigării posibilelor cazuri de SB/FT și pentru a demonstra ASF că măsurile luate sunt adecvate, având în vedere riscul de SB/FT:

(2) Documentele și informațiile prevăzute la alin. (1) se păstrează pe toată perioada de desfășurare a relației de afaceri și ulterior, pentru o perioadă de 5 ani de la încetarea relației de afaceri sau de la data tranzacției ocazionale, cu excepția situației prevăzute la art. 21 alin. (3) din Legea nr. 129/2019.

(3) Entitățile reglementate stabilesc prin politica internă mecanisme adecvate și proporționale privind păstrarea documentelor și accesul la acestea, potrivit art. 3 alin. (5) lit. i).

(4) În aplicarea art. 21 alin. (3) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate respectă termenele indicate de Oficiu sau ASF, atunci când se impune extinderea perioadei de păstrare a documentelor în scopul de a preveni, depista sau investiga activitățile de SB/FT.

(1) Datele cu caracter personal sunt prelucrate de entitățile reglementate în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 129/2019 și ale Regulamentului (UE) 2016/679.

(2) Entitățile reglementate informează clienții noi, anterior începerii relației de afaceri, cu privire la scopul prelucrării datelor cu caracter personal și obligațiile legale care le revin în temeiul Legii nr. 129/2019 atunci când prelucrează date cu caracter personal în scopul prevenirii SB/FT.

(3) La expirarea perioadei de păstrare menționate la art. 30 alin. (2), entitățile reglementate pot șterge datele cu caracter personal, cu excepția situației în care entitatea reglementată se află, la împlinirea acestui termen, într-o procedură de evaluare, supraveghere sau control realizată de către autoritățile competente, conform competențelor legale. În această situație, datele pot fi șterse numai după finalizarea și implementarea măsurilor dispuse prin actele individuale emise de autoritățile competente.

(1) În aplicarea art. 24 alin. (1) și (2) din Legea nr. 129/2019, entitățile reglementate stabilesc, cu respectarea cerințelor prudențiale, cadrul de administrare a riscului de SB/FT și mecanismele de control intern care să acopere în mod specific și eficace întregul sistem al entității de administrare a riscului de SB/FT.

(2) Entitățile reglementate implementează, cu respectarea cerințelor prudențiale în materia cadrului de administrare a activității, măsuri eficace și adecvate, inclusiv sisteme informatice, care:

(3) În aplicarea dispozițiilor alin. (2), entitățile reglementate adoptă, în temeiul unei abordări pe bază de risc, proceduri și măsuri pentru verificarea eficacității și funcționării corecte a sistemelor informatice utilizate pentru administrarea riscului de SB/FT, inclusiv prin misiunile de audit specifice, cu respectarea prevederilor Normei Autorității de Supraveghere Financiară nr. 4/2018 privind gestionarea riscurilor operaționale generate de sistemele informatice utilizate de entitățile autorizate/ avizate/înregistrate, reglementate și/sau supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, cu modificările ulterioare.

(4) Entitățile reglementate actualizează sistemele informatice utilizate pentru administrarea riscului de SB/FT, pentru dezvoltarea și implementarea de noi funcționalități și pentru corectarea deficiențelor constatate în urma verificărilor realizate potrivit alin. (3) și a acțiunilor de supraveghere și control desfășurate de ASF.

(1) Corespunzător naturii și volumului activității desfășurate, entitățile reglementate stabilesc politici și norme interne, mecanisme de control intern și proceduri de administrare a riscurilor de SB/FT, privind măsurile aplicabile în materie de raportare, păstrare a evidențelor și a tuturor documentelor, conform cerințelor din Legea nr. 129/2019 și din prezentul regulament, precum și de furnizare promptă a datelor la solicitarea autorităților competente.

(2) Entitățile reglementate instituie proceduri interne și dispun de sisteme care să le permită transmiterea promptă, la solicitarea Oficiului, respectiv la solicitarea ASF și/sau a organelor de urmărire penală, a informațiilor obținute în urma aplicării măsurilor de cunoaștere a clienților și a înregistrărilor legate de tranzacții pentru perioada prevăzută la art. 21 alin. (2) și (3) din Legea nr. 129/2019.

(3) Entitățile reglementate se asigură că toate informațiile privind măsurile de cunoaștere a clientelei și documentele tranzacțiilor sunt puse de îndată la dispoziția ASF, în condițiile solicitării conform prevederilor art. 33 alin. (3) dinLegea nr. 129/2019 și ale art. 43 alin. (3) din prezentul regulament.

(4) În aplicarea prevederilor alin. (3), entitățile reglementate instituie sisteme care să le permită să răspundă în mod complet, de îndată și direct ASF, prin canale sigure care să garanteze confidențialitatea deplină a cererilor de informații.

(5) Contractele de confidențialitate, legislația sau prevederile privind secretul profesional nu pot fi invocate pentru a restricționa capacitatea de raportare a entităților.

(6) Entitățile reglementate comunică direct Oficiului datele și informațiile solicitate în formatul și în termenul indicat de acesta, fără a se depăși un termen de maxim 15 zile de la data primirii cererii, iar pentru cererile care prezintă un caracter de urgență, marcate în acest sens, în termenul indicat de Oficiu.

(1) Entitățile reglementate identifică tranzacțiile sau tipurile de tranzacții suspecte efectuate în numele ori în interesul clienților lor.

(2) Entitățile reglementate sunt obligate să transmită un raport pentru tranzacții suspecte către Oficiu, indiferent de valoarea acestora, în situațiile menționate de art. 6 din Legea nr. 129/2019, înainte de efectuarea oricărei tranzacții aferente clientului, care are legătură cu suspiciunea raportată.

(3) În cazul în care entitățile reglementate au motive rezonabile să suspecteze existența unor tentative sau amenințări de SB/FT, raportează acest lucru Oficiului.

(1) Entitățile reglementate raportează electronic, pe canalele puse la dispoziție, către Oficiu tranzacțiile care se încadrează la art. 7 alin. (1) și (3) dinLegea nr. 129/2019, în cel mult 3 zile lucrătoare de la momentul efectuării tranzacției.

(2) Entitățile reglementate respectă condițiile și modalitățile de raportare stabilite la art. 6-9 din Legea nr. 129/2019 și în metodologiile sau instrucțiunile de raportare emise în aplicarea acesteia.

(3) Pentru efectuarea activității de supraveghere de profil CSB/CFT, ASF poate solicita informații statistice cu privire la raportările efectuate către Oficiu, în formatul și metodologia prevăzute de instrucțiunile emise în aplicarea prezentului regulament.