Anexa 5

-------

la normele metodologice

-----------------------

PARTICULARITĂȚI PRIVIND ORGANIZAREA

ȘI DESFĂȘURAREA

MISIUNILOR DE AUDIT DE SISTEM ÎN CADRUL

MINISTERULUI APĂRĂRII NAȚIONALE

Organizarea și desfășurarea misiunilor de audit de sistem presupun parcurgerea etapelor prevăzute în metodologia misiunii de asigurare, cu următoarele particularități:

1. Stabilirea, la nivelul Direcției audit intern, a unei echipe de coordonare a misiunii de audit de sistem care realizează integrarea datelor și informațiilor colectate pe parcursul misiunii și elaborează Raportul de audit public intern al misiunii.

2. Pentru buna desfășurare a misiunii de audit de sistem, șeful echipei de coordonare poate decide organizarea unor întruniri cu auditorii interni desemnați să participe la misiune.

3. Direcția audit intern transmite o notificare privind executarea misiunii de audit de sistem, structurii coordonatoare/lider de domeniu a sistemului auditat. Totodată, fiecare entitate/structură auditată este notificată de către Direcția audit intern sau, după caz, de către structura teritorială subordonată la care este arondată.

4. Direcția audit intern și structurile teritoriale subordonate elaborează ordine de serviciu pentru auditorii interni proprii, desemnați să participe la misiunea de audit de sistem.

5. Toți auditorii interni implicați în misiunea de audit de sistem își declară independența prin completarea declarației de independență.

6. Ședințele de deschidere și de închidere se realizează, în conformitate cu ordinele de serviciu întocmite, la fiecare entitate/structură auditată.

7. Colectarea și prelucrarea informațiilor se pot realiza la fiecare entitate/structură care compune sistemul sau se află în legătură directă/indirectă cu acesta, se centralizează la nivelul structurilor de audit intern iar documentele centralizatoare sunt transmise către echipa de coordonare.

8. Analiza riscurilor se realizează la nivelul structurilor de audit intern, iar documentele aferente se transmit echipei de coordonare, pentru elaborarea documentelor specifice acestei etape.

9. Se întocmește un program centralizator al misiunii de audit de sistem pe baza programelor de audit public intern întocmite la nivelul structurilor teritoriale subordonate pentru această misiune.

10. Fiecare echipă de audit intern procedează la realizarea, în mod independent, a intervenției la fața locului și elaborează documentele prevăzute de metodologia misiunii de asigurare.

11. Fișele de identificare și analiză a problemei întocmite sunt aduse la cunoștința entității/structurii auditate de către echipa de audit intern în cauză.

12. Toate datele/situațiile și documentele întocmite în cadrul misiunii sunt transmise echipei coordonatoare pentru integrare.

13. La nivelul fiecărei structuri teritoriale subordonate se elaborează un proiect de raport intermediar de audit public intern pe baza situației constatărilor, concluziilor și recomandărilor formulate de auditorii interni în cadrul entităților/structurilor auditate.

14. Extrase din proiectul raportului menționat la pct. 13, în părțile ce le privesc, sunt transmise entităților/structurilor auditate pentru analiză, iar acestea în cazul unor neclarități sau a unor argumente suplimentare pot trimite, în maximum 15 zile de la primire, punctele de vedere, conform procedurii stabilite la metodologia misiunii de asigurare.

15. După examinarea punctelor de vedere primite, în termen de 10 zile de la primire, echipa de audit intern poate decide organizarea unei reuniuni de conciliere cu entitatea/structura auditată, conform procedurii reuniunii de conciliere.

16. Proiectul de raport intermediar de audit public intern, actualizat, după caz, cu rezultatele concilierilor devine raport intermediar de audit public intern.

17. Rapoartele intermediare de audit public intern sunt transmise către echipa coordonatoare în vederea realizării proiectului raportului centralizator al misiunii de audit de sistem. Acest document se realizează prin includerea doar a aspectelor considerate relevante pentru sistemul în cauză. În anexe, pot fi menționate și constatări punctuale preluate din rapoartele intermediare de audit public intern transmise de structurile teritoriale subordonate.

18. Toate recomandările formulate în cadrul rapoartelor întocmite de structurile teritoriale subordonate și în proiectul raportului centralizator al misiunii de audit de sistem sunt cuprinse în fișe de urmărire a recomandărilor, elaborate individual, pentru fiecare unitate militară căreia i se adresează recomandarea, anexe la proiectele de rapoarte.

19. Proiectul raportului centralizator al misiunii de audit de sistem sau extrase din acesta, după caz, sunt transmise structurii coordonatoare a sistemului auditat și/sau principalelor structuri aflate în legătură cu sistemul conform procedurii P 16 - Transmiterea Proiectului raportului de audit public intern, prevăzută în anexa nr. 4 la prezentele norme metodologice. Acestea, în cazul unor neclarități sau a unor argumente suplimentare, pot trimite, în maximum 15 zile de la primire, punctele de vedere, conform aceleiași proceduri. Prin netransmiterea eventualelor puncte de vedere în termenul precizat se consideră acceptul tacit al conținutului documentului menționat.

20. După examinarea punctelor de vedere primite, în termen de 10 zile, echipa de audit intern coordonatoare poate decide organizarea unei reuniuni de conciliere cu entitatea/structura auditată în cauză, conform procedurii P 17 - Reuniunea de conciliere, prevăzută în anexa nr. 4 la prezentele norme metodologice.

21. Proiectul raportului centralizator al misiunii de audit de sistem, actualizat, după caz, cu rezultatele concilierilor, devine raport final și este difuzat conform procedurii P - 19 Difuzarea Raportului de audit public intern, prevăzută în anexa nr. 4 la prezentele norme metodologice.

22. Urmărirea recomandărilor se realizează de către structura de audit intern la care sunt arondate structurile/entitățile auditate, care înaintează, periodic, către Direcția audit intern situația acestora pentru centralizare și evidență.