Articolul 176
(1) Circuitul fiecărui document cu care se lucrează în cadrul institutului este stabilit printr-o procedură internă privind circuitul documentelor aprobat de către Comitetul Director.
(2) Respectarea acestei proceduri este obligatorie pentru toți salariații, iar încălcarea reprezintă o abatere disciplinară sancționată potrivit prevederilor prezentului regulament și dispozițiilor legale în materie .
(3) Documentele care vin din afara unității, precum și cererile, referatele și petițiile salariaților se vor înregistra și se vor depune în mapa cu documente spre a fi luate la cunoștință și repartizate spre soluționare de către Manager (în lipsa acestuia, de către Directorul Medical) în cadrul ședinței Comitetului Director.
(4) Este interzisă depunerea la mapă, a documentelor neînregistrate și fără viza șefului ierarhic superior, când este cazul.
(5) Circuitul documentelor de la Manager la subordonații direcți se face prin intermediul mapelor.
(6) Circuitul documentelor emise în interiorul spitalului este stabilit de Manager, iar acestea poartă semnătura șefului compartimentului care l-a emis și a Managerului; întrucât aceste acte privesc activitatea și organizarea internă, este interzisă furnizarea lor în afara unității.
(7) Documentele emise în cadrul spitalului și care ies în afara unității se semnează de către Manager și unde este cazul și de către ceilalți membri ai Comitetului Director și se transmit secretariatului în vederea expedierii acestora.
(8) Documentele scoase din circuit vor fi arhivate, respectându-se prevederile Legii arhivelor naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare.
(9) Actele, documentele și lucrările spitalului pot purta denumirea de: decizii, notă internă, notă de serviciu, adresă de înștiințare, referat, cerere, etc.
(10) Toate înscrisurile/actele de uz intern și extern ale unității indiferent de circuitul acestora, vor purta în mod obligatoriu antetul spitalului, denumirea serviciul/secției/biroului de la care emană, număr de înregistrare la Registrul general al unității, numele, prenumele și semnătura persoanelor care au întocmit/redactat/contrasemnat și emis actul.
(11) Orice document adresat altor instituții sau foruri superioare se va elibera/ expedia numai prin registratura/secretariatul spitalului, iar aceste documente nu pot fi înaintate destinatarilor dacă nu conțin semnătura reprezentantului legal al unității (Manager) ori a locțiitorului acestuia, în condițiile legii. Lipsa semnăturii reprezentantului legal pe orice înscris/act cu circuit extern, destinat altor persoane juridice ori fizice, nu reprezintă punctul de vedere oficial al unității și nu este considerat înscris oficial al unității și totodată nu reprezintă voința deplin exprimată în mod explicit.
(12) Deciziile sunt redactate de către personalul Serviciului Resurse Umane și sunt transmise spre aprobare și semnare managerului, fiind difuzate prin intermediul secretariatului spitalului. Originalul deciziei se păstrează la serviciul RUNOS în registrul special cu această destinație.
(13) Referatele prin care se solicită achiziționarea unor bunuri, servicii sau lucrări vor respectă întocmai condițiile impuse de normale în materia achizițiilor publice (Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, HG nr. 395/2016, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, OUG nr. 30/2006 privind funcția de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziție publică, cu modificările și completările ulterioare). Referatele de necesitate vor conține în mod obligatoriu următoarele elemente: antetul spitalului, numele serviciului/secției/biroului de la care provine, numele prenumele și semnătura persoanei care emite/redactează/întocmește/contrasemnează, cantitatea necesară și orice elemente tehnice ce pot ajuta la identificarea categoriilor de bunuri solicitate. Referatele de necesitate sunt înaintate conducerii spre aprobare.
(14) Notele de serviciu, notele interne, deciziile de la managerul unității sau ceilalți superiori ierarhici, precum și între serviciile/compartimentele din unitate - se comunică celor interesați prin intermediul secretariatului.
(15) Documentele și lucrările se înaintează spre aprobare și semnare managerului de către șefii serviciilor de specialitate, respectiv de către șefii de secții/laboratoare/servicii/birouri/compartimente.
(16) Actele care produc efecte juridice vor fi vizate de către consilierul juridic al unității. Refuzul acordării vizei de legalitate pe orice înscris înaintat spre avizare Compartimentului Juridic, va face obiectul unui punct de vedere exprimat în scris, înregistrat la unitate și adus la cunoștința conducerii unității.
(17) Actul sau adresa se redactează în atâtea exemplare originale câți destinatari sunt, plus un exemplar care se va păstra la serviciul de specialitate sau secția respectivă, purtând la final data, numele și prenumele persoanei care l-a întocmit.
(18) Toate documentele adresate oficial instituției și primite prin poșta unității vor fi înaintate managerului pentru rezoluție și repartiție către serviciile/funcțiile delegate cu soluționarea lor.
(19) Regula se aplica indiferent de destinatarul adresei/actului respectiv, care poate avea o funcție cadrul unității.
(20) Documentele sunt distribuite prin intermediul registraturii/secretariatului cu rezoluția managerului institutului.
(21) Este strict interzisă ieșirea din unitate a unor acte/înscrisuri (copii xerox din condici, registre, adrese, etc), dacă acestea nu au "conform cu originalul", nu sunt certificate prin semnătura managerului ca fiind conforme, acestea sunt nule oricărui organ sau organism al statului.