Articolul 231
(1) Circuitul fiecărui document cu care se lucrează în cadrul Spitalului este stabilit printr-o procedură operațională privind circuitul documentelor aprobată de către Comitetul director.
(2) Respectarea acestei proceduri este obligatorie pentru toți salariații, iar încălcarea reprezintă abatere disciplinară sancționată potrivit prevederilor prezentului regulament și dispozițiilor legale în materie.
(3) Documentele care vin din afara unității, precum și cererile, referatele și petițiile salariaților se vor înregistra și se vor depune în mapa cu documente spre a fi luate la cunoștință și repartizate spre soluționare de către manager (în lipsa acestuia, de către directorul medical) în cadrul ședinței Comitetului director.
(4) Este interzisă depunerea la mapă de documente neînregistrate și fără viza șefului ierarhic superior, când este cazul.
(5) Circuitul documentelor de la manager la subordonații direcți se face prin intermediul secretariatului.
(6) Circuitul documentelor emise în interiorul Spitalului este stabilit de manager, iar acestea poartă semnătura șefilor compartimentelor care le-au emis și a managerului; întrucât aceste acte privesc activitatea și organizarea internă, este interzisă furnizarea lor în afara unității.
(7) Documentele emise în cadrul Spitalului și care ies în afara unității se semnează de către manager și, unde este cazul, și de către ceilalți membri ai Comitetului director și se transmit secretariatului în vederea expedierii acestora.
(8) Documentele scoase din circuit vor fi arhivate, respectându-se prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
(9) Actele, documentele și lucrările Spitalului pot purta denumirea de: decizii, notă internă, notă de serviciu, adresă de înștiințare, referat, cerere etc.
(10) Toate înscrisurile/actele de uz intern și extern ale unității, indiferent de circuitul acestora, vor purta în mod obligatoriu antetul Spitalului, denumirea serviciului/secției/biroului de la care emană, numărul de înregistrare din registrul general al unității, numele, prenumele și semnătura persoanelor care au întocmit/au redactat/au contrasemnat și au emis actul.
(11) Orice document adresat altor instituții sau instituții superioare se va elibera/expedia numai prin registratura/ secretariatul Spitalului, iar aceste documente nu pot fi înaintate destinatarilor dacă nu conțin semnătura reprezentantului legal al unității (manager) ori a locțiitorului acestuia, în condițiile legii.
(12) Deciziile sunt redactate de către Serviciul R.U.N.O.S. și sunt transmise spre aprobare și semnare managerului Spitalului, fiind difuzate prin intermediul registraturii Spitalului. Originalul deciziei se păstrează la Serviciul R.U.N.O.S. în registrul special cu această destinație.
(13) Referatele de necesitate prin care se solicită achiziționarea unor bunuri, servicii sau lucrări vor respecta întocmai condițiile impuse de normele în materia achizițiilor publice. Referatele de necesitate vor conține în mod obligatoriu următoarele elemente: antetul Spitalului, numele serviciului/secției/biroului de la care provin, numele, prenumele și semnătura persoanei care emite/redactează/întocmește/ contrasemnează, cantitatea necesară și orice elemente tehnice ce pot ajuta la identificarea categoriilor de bunuri solicitate. Referatele de necesitate sunt înaintate conducerii spre aprobare. Notele de serviciu, notele interne, deciziile de la managerul unității sau ceilalți superiori ierarhici, precum și între serviciile/compartimentele din unitate se comunică celor interesați prin intermediul registraturii.
(14) Documentele și lucrările se înaintează spre aprobare și semnare managerului de către șefii serviciilor de specialitate, respectiv de către șefii de secții/laboratoare/servicii.
(15) Actele care produc efecte juridice vor fi vizate de către consilierul juridic. Refuzul acordării vizei de legalitate pe orice înscris înaintat spre avizare Compartimentului juridic va face obiectul unui punct de vedere exprimat în scris, înregistrat la unitate și adus la cunoștința conducerii unității.
(16) Actul sau adresa se redactează în atâtea exemplare originale câți destinatari sunt, plus un exemplar care se va păstra la serviciul de specialitate sau secția respectivă, purtând la final data, numele și prenumele persoanei care l-a întocmit.
(17) Toate documentele de proveniență externă, primite prin registratura Spitalului, sunt înaintate managerului pentru rezoluție și repartizate către serviciile/funcțiile/secțiile delegate cu soluționarea lor.
(18) Regula se aplică indiferent de destinatarul adresei/ actului respectiv, care poate avea o anumită funcție în cadrul Spitalului.
(19) Documentele sunt distribuite prin intermediul registraturii cu rezoluția managerului Spitalului.
(20) Este strict interzisă ieșirea din unitate a unor acte înscrisuri (spre exemplu, copii xerox din condici, registre, adrese etc.). Dacă acestea nu au viză „conform cu originalul“ și nu sunt certificate prin semnătura managerului ca fiind conforme, acestea sunt nule în fața oricărui organ sau organism al statului.
(21) După rezolvarea cererii, răspunsul se înaintează prin grija Compartimentului registratură-secretariat managerului spre aprobare și semnare.