Anexa nr. 9

Introducere și instrucțiuni

Responsabilitatea organului de conducere în funcția sa de supraveghere și în funcția sa de conducere este colectivă. Un organ de conducere își îndeplinește rolul în mod eficace atunci când are capacitatea de a lua decizii în cunoștință de cauză și de a asigura o supraveghere eficace. Astfel, un organ de conducere eficace trebuie să includă persoane care să dețină o combinație de cunoștințe, competențe și experiență actualizate, care să acopere domeniile de activitate majore ale instituției și riscurile aferente. Responsabilitatea instituției este de a asigura faptul că membrii organului de conducere își mențin în permanență competența la nivel colectiv.

Un posibil instrument de autoevaluare pentru instituție

Matricea privind adecvarea este un instrument care poate permite unei instituții să autoevalueze periodic sau anual adecvarea colectivă a membrilor organului de conducere. Dacă nu se folosește matricea, instituțiile pot documenta și autoevalua adecvarea colectivă în modul propriu, proporțional cu mărimea, natura și complexitatea lor.

Prin evaluarea cunoștințelor, a competențelor și a experienței membrilor individuali ai organului de conducere în legătură cu domeniile de activitate majore ale instituției și cu riscurile aferente, se pot identifica punctele forte și punctele slabe de la nivelul organului de conducere și, prin urmare, pot fi evaluate cunoștințele, aptitudini și experiența la nivel colectiv. Rezultatele oferă datele de intrare pentru cerințele de formare. Acestea trebuie utilizate pentru stabilirea profilului solicitat al membrilor noi și introducerea în context în cadrul procesului de evaluare de supraveghere a competenței și onorabilității modului în care numirea propusă a acestora este compatibilă cu adecvarea colectivă.

Această matrice este concepută pentru asigurarea unei evaluări colective a cunoștințelor, competențelor și experienței organului de conducere în ansamblu. Este de așteptat ca într-un organ colegial să existe membri cu diferite caracteristici, inclusiv diferite tipuri și niveluri de aptitudini și cunoștințe, precum și diferite experiențe profesionale. Pentru a ține cont și de diferențele datorate numărului de ani de experiență acumulată de diferiți membri, se poate efectua o prezentare separată a experienței.

Procesul intern de completare a matricei

Organul de conducere în ansamblu este responsabil pentru efectuarea autoevaluării adecvării colective, iar în cazul în care se folosește această matrice, pentru formarea unui proces intern de completare a matricei în mod eficient, transparent, corect și critic. Există diferite modalități de abordare a acestui proces, dar ideea principală este că acestea trebuie să ducă, în cele din urmă, la o discuție colegială, nu doar despre scorurile și numele marcate în spatele diferitelor cerințe, ci mai ales despre motivele aferente și concluziile adecvării colective. În principiu, modalitățile practice ale procesului intern pot fi alese în mod liber. În cazul instituțiilor semnificative prevăzute în DCC IV, este obligatorie implicarea comitetului de nominalizare [articolul 88 alineatul (2) litera (c) din DCC IV]. Părțile implicate în proces (cum ar fi un rol specific pentru președinte, comitetul de nominalizare, alte comitete interne, departamentul de resurse umane, liniile de activitate efective, posibile îndrumări din exterior) trebuie stabilite de la început în cadrul procesului.

Ar putea fi considerat de dorit să se completeze această matrice în urma completării unui chestionar de către fiecare membru, care să reflecte o apreciere a experienței prin utilizarea unui fel de sistem de cotare. Nu se oferă aici un astfel de chestionar individual, întrucât obiectivul matricei este în mod clar unul colectiv.

Atunci când se completează matricea, contextul grupului trebuie și poate fi luat în considerare în cazul în care este relevant (rolul de supraveghere al întreprinderii-mamă, mecanismele de externalizare în interiorul grupului, nevoia de verificări independente la nivel secundar...). Contextul grupului va fi, de asemenea, deosebit de important în descrierea modelului de afaceri.

Un posibil aport pentru supravegherea prudențială

Astfel cum a fost explicat, folosirea matricei privind adecvarea nu are la bază obligatoriu doar Ghidul ABE/ESMA privind competența și onorabilitatea (EBA/GL/2016/xx sau ESMA/GL/2016/xx) și, în consecință, aceasta nu constituie o formă standard de raportare de supraveghere. Cu toate acestea, rezultatele matricei - asemenea rezultatelor generate de orice alt instrument care ar fi utilizat de instituție pentru autoevaluare - pot fi solicitate de autoritatea competentă ca aport pentru supravegherea adecvării colective a organului de conducere. Această evaluare prin supraveghere trebuie să fie bazată pe ghidul menționat anterior.

În cadrul procesului național de punere în aplicare a ghidului menționat anterior și cu scopul de a atinge obiectivul prevăzut la articolul 91 alineatul (7) din DCC IV, autoritățile competente pot solicita instituțiilor de credit să aibă posibilitatea de a prezenta tipurile de informații incluse în această matrice într-un format diferit indicat de acestea.

Cerințe specifice și comune

Modelul unei matrice prezentat în continuare are la bază o perspectivă dublă: pe de o parte, cerințele asociate caracteristicilor specifice ale modelului de afaceri al instituției și, pe de altă parte, cerințele comune care sunt de regulă relevante pentru toate tipurile de instituții (chiar dacă gradul de relevanță poate varia). Modulul A vizează conformitatea cu modelul de afaceri; modulul B vizează cerințele comune și are trei subseturi de întrebări: (1) cadrul de administrare a activității, (2) administrarea riscurilor, conformitate și audit intern și (3) conducere și luarea deciziilor. Pentru modulul A, liniile de activitate efective pot aduce contribuții pentru adaptarea corespunzătoare a matricei. Chiar și în cazul modulului B, apar rânduri deschise, de exemplu, pentru a acoperi cerințe specifice ale instituției, în afară de considerațiile privind modelul de afaceri, sau pentru a cuprinde reglementări naționale care necesită cunoștințe, competențe sau expertiză suplimentară.

Tabele și secțiuni narative în matrice

Matricea va fi formată din tabele cu scoruri colective care servesc drept indicație cantitativă pentru adecvarea colectivă a organului de conducere. Scorurile (ridicat, mediu-ridicat, mediu-scăzut, scăzut, absent) sunt definite folosind termenul de „experiență“ în sens larg: aceasta trebuie înțeleasă ca acoperind atât aspectele practice, cât și cele teoretice și ca incluzând aptitudini și cunoștințe. Trebuie avută în vedere atât experiența teoretică dobândită prin studii și formare, cât și experiența practică dobândită din ocupații anterioare.

În spatele scorurilor sunt marcate în tabel numele membrilor care adaugă cea mai mare valoare la o anumită cerință. Având în vedere că instituția trebuie să aibă capacitatea de a se adapta cu un timp minim de întrerupere dacă un post devine vacant în mod neașteptat, este de așteptat să se marcheze mai multe nume. Numărul total de nume marcate va diferi, desigur, și în funcție de mărimea organului de conducere. „Nume“ poate să însemne membri actuali, dar poate să însemne și posibili membri viitori (deși scorul colectiv trebuie să fie corelat doar cu actuala componență).

În afară de scorurile cantitative și de corelarea cu numele, prezentarea motivelor aferente este la fel de importantă. Ar putea exista, de exemplu, un motiv specific pentru a include anumite persoane în organul de conducere, datorită cunoștințelor necesare pentru anumite activități. Explicația scorurilor și a numelor marcate în matrice poate fi adăugată separat în tabele. La sfârșitul matricei apar întrebări libere, menite să faciliteze obținerea de rezultate clare.

Diferite structuri

De regulă, instituțiile au, în funcție de legislația națională, structuri unitare sau dualiste. În ambele structuri, membrii care îndeplinesc funcția de conducere și membrii care îndeplinesc funcția de supraveghere trebuie să fie adecvați la nivel colectiv. Fiecare domeniu de cunoaștere sau expertiză trebuie să fie acoperit la nivel colectiv de membrul (membrii) organului de conducere în funcția sa de conducere și, deși tipul și nivelul de experiență pot fi diferite, la nivel colectiv, de membrul (membrii) organului de conducere în funcția sa de supraveghere. Instituția trebuie să stabilească modul în care se poate realiza cel mai bine prezentarea adecvării colective. Se recomandă completarea unei matrice separate pentru membrii organului de conducere în funcția sa de conducere (atât timp cât este un organ colegial) și, respectiv, pentru membrii organului de conducere în funcția sa de supraveghere. În cadrul funcției de supraveghere, trebuie să se acorde atenție cunoștințelor și expertizei colective a comitetelor de specialitate (de risc/remunerare/audit/nominalizare) în cadrul organului de conducere.

Cerințe comune

Cerințe comune

Cerințe comune

Scopul acestei secțiuni este de a realiza o prezentare a experienței profesionale dobândite în sectorul bancar sau financiar în cadrul organului de conducere, în propria instituție de credit sau în altă parte. De asemenea, aceasta cuprinde o prezentare scurtă a altor tipuri de experiențe. Scopul prezentării este de a ajuta la evaluarea adecvării la nivel colectiv și în contextul nevoii de a avea o diversitate de experiențe și al nevoii de a elabora o planificare a succesiunii corespunzătoare.Vă rugăm să completați, după caz, numărul de ani/anul (anii) de experiență profesională.Nume membruNume membruNume membruNume membruNume membruNume membruNume membruNume membruAnul în care trebuie reînnoit mandatulNumărul de ani de activitate într-o funcție neexecutivă în cadrul instituției de credit/grupuluiNumărul de ani de activitate într-o funcție executivă în cadrul instituției de credit/grupuluiNumărul de ani de experiență bancară sau financiară în instituții de credit mari, altele decât propria instituție de creditNumărul de ani de experiență bancară sau financiară în instituții de credit mijlocii, altele decât propria instituție de creditNumărul de ani de experiență bancară sau financiară în instituții de credit mici, altele decât propria instituție de creditNumărul de ani în funcții de conducereNumărul de ani de experiență în alte domenii decât sectorul de conducere sau cel financiar (de exemplu, domeniul academic, de practică juridică...)

Scopul acestei secțiuni este de a evalua adecvarea membrilor organului de conducere, la nivel colectiv, ținând cont de cartografierea experienței tuturor membrilor în contextul componenței generale a organului de conducere.Care sunt punctele forte ale funcției de conducere sau ale funcției de supraveghere?Care sunt punctele slabe ale funcției de conducere sau ale funcției de supraveghere? Cum și în ce termen vor fi acestea gestionate sau atenuate? Cât de eficace au fost măsurile adoptate deja pentru gestionarea sau atenuarea punctelor slabe?Având în vedere o perspectivă pe termen lung cu privire la instituție (provocări majore anticipate, precum durabilitatea modelului de afaceri, fuziuni sau preluări, restructurare, piețe noi...) și, de asemenea, planificarea succesiunii, care vor fi cerințele viitoare pentru adecvarea colectivă a organului de conducere?

Scopul acestei secțiuni, pentru evidențe interne, este de a explica pe scurt procesul intern care a stat la baza completării matricei, de a oferi explicații suplimentare pentru scoruri, dacă se dorește acest lucru, și de a introduce o prezentare a documentelor anexate prezentei matrice.Procesul intern de completare a matriceiAspecte care pot fi incluse: - Părțile implicate- Calendar (evaluarea anuală, evaluarea periodică, evaluarea ad-hoc)- Informațiile culeseExplicații suplimentare cu privire la scoruri pentru diferitele moduleAlinierea modelului de afaceriCadrul de administrare a activitățiiAdministrarea riscurilor, conformitate și auditConducere, dezvoltarea de strategii și luarea deciziilorPrezentarea anexelorOpisul documentelor